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"Com a implantação do Sistema UNUM, podemos afirmar, categoricamente, que o nível de confiabilidade cresceu de forma significativa, oferecendo a todos os usuários mais precisão e qualidade nas informações."
Fernando Cabral Fernandes – Diretor Administrativo/Financeiro

Perfil:
Composto por 14 lojas de departamento localizadas nos estados do Ceará, Piauí, Rio Grande do Norte, Maranhão, Pará e Goiás, o Grupo José Abrahão Otoch & Cia. Ltda. destaca-se pela preocupação no atendimento a seus clientes e busca incessante de crescimento e modernização.
 
O destaque principal das Lojas Otoch está no setor de moda, onde é possível encontrar produtos das linhas masculina, feminina, infantil, juvenil, lingerie e moda praia. Além disso, a empresa vende uma grande variedade de produtos nas áreas de calçados e acessórios, tecidos, perfumaria, decoração, cama, mesa e banho, dentre outros.
 
Além de vender moda com preços abaixo aos das butiques, as lojas contam com um diferencial: o Otoch Card. Com esse cartão, o cliente dispõe de prazos que chegam a 150 dias para pagamento e é atendido de forma bastante ágil.

"A maximização dos resultados exige um sistema eficaz, e a introdução do [Sistema] UNUM vem suprir todas as nossas carências. Dentre as muitas vantagens do Sistema UNUM, destacamos a flexibilidade na customização."
Expedito Derocy – Diretor Comercial

Cenário anterior

A Otoch utilizava um sistema de gestão empresarial há 15 anos, com tecnologia baseada em terminais e bastante ultrapassada, que não mais atendendo às necessidades do grupo. Assim, buscava escolher um novo software, analisando fatores como o portfólio de clientes que o utilizam no setor de varejo, as características do banco de dados e da tecnologia empregada.

Outra dificuldade enfrentada pela Otoch era a deficiência de uma análise centralizada das informações financeiras de seus clientes. Desejava, assim, obter um sistema que unificasse os processos de cobrança para qualquer tipo de débito.

Buscava-se um sistema que possuísse alta tecnologia e bancos de dados amplos, fosse aberto para se trabalhar e, principalmente, fosse aprovado pelos usuários. Também seria levada em consideração a relação custo benefício, sendo a melhor possível do mercado.

O sistema deveria permitir mais precisão, segurança e qualidade nas informações, a fim de trazer maior operacionalização nas vendas e consequente satisfação dos clientes. Também era desejado um menor tempo na obtenção de relatórios gerenciais, já que alguns destes levavam cerca de duas a três horas para serem apresentados.

Existia também uma grande necessidade de tornar os processos de recebimento de mercadorias no Centro de Distribuição (CD) e posterior envio para as lojas mais ágeis e mais simples.

"O Sistema [UNUM] tem uma facilidade muito grande de navegação, e a principal vantagem para nós da Auditoria é que se tem relatórios rápidos, com facilidade de análises e também rapidez na informação."
Raimundo Macedo Neto – Gerente de Auditoria

Resultados obtidos

Com a utilização do Sistema UNUM, o fluxo de mercadorias dentro do Centro de Distribuição da empresa ganhou maior velocidade e teve seus processos redefinidos. O fluxo completo no CD (recebimento, conferência, verificação da qualidade, separação e envio para as lojas) ocorre de forma mais ágil e simples, levando poucas horas.

No intuito de agilizar o processo de recebimento de mercadorias no CD, a UNUM desenvolveu o recurso de lançamento da nota fiscal de venda feita, através da internet, pelo próprio fornecedor da Otoch. Isso ocorre no momento em que o fornecedor fatura a mercadoria em sua empresa, gerando também as etiquetas dos volumes (packs) que serão enviados, para agilizar a conferência quando a Otoch receber a mercadoria.

As informações sobre as notas fiscais de entrada ficam disponíveis para o Setor Comercial da Otoch, permitindo uma visão dos produtos em trânsito, a fim de criar uma programação de distribuição mais eficaz.

Através da solução desenvolvida pela UNUM, foi possível a extração e análise de informações referentes aos clientes, de forma rápida e precisa, além de simplificar todos os processos da cobrança. A unificação dos processos de cobrança foi realizada para qualquer tipo de débito, seja crediário, cheque, cartão ou duplicata.

O Sistema UNUM permitiu que a Otoch pudesse controlar informações de produtos em poder das facções durante o processo de confecção. Isso possibilitou o acompanhamento completo com as informações do envio (data, nota fiscal, mercadorias etc.), dos produtos confeccionados e dos saldos de mercadoria em poder de terceiros. Essas informações também ficam disponíveis às facções via Web para quaisquer esclarecimentos.

Além disso, devido à tecnologia WEB do sistema, a gerência de produto pôde realizar consultas fora da empresa, utilizando conexões discadas, obtendo informações importantes no momento desejado, de forma mais ágil.

"Eu já tinha em mente o software a escolher: Sistema UNUM, por conta da tecnologia usada, dos bancos (de dados), e por ser um sistema muito aberto de se trabalhar."
Freddy Herrmann – Gerente de TI