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v.2009- Manual do módulo contábil - parte 2

Conteúdo

  1. 1 INTRODUÇÃO
  2. 2 IDENTIFICAR OPERAÇÕES CONTABILIZÁVEIS
    1. 2.1 Modalidade de Lançamento 
      1. 2.1.1 Lançamento de Pedidos 
      2. 2.1.2 Lançamento de Títulos 
      3. 2.1.3 Lançamento de Requisições 
      4. 2.1.4 Lançamento de Movimentação de Depósitos 
      5. 2.1.5 Lançamento de Movimentação de Disponíveis 
      6. 2.1.6 Lançamento de transferência de Títulos entre Carteiras 
      7. 2.1.7 Caracterização das Operações 
    2. 2.2 Conceituação das Classes Contábeis 
    3. 2.3 Filtros de entidades
      1. 2.3.1 Filtros de recursos
      2. 2.3.2 Filtros de tabelas
      3. 2.3.3 Classe da operação
      4. 2.3.4 Título de Devolução
      5. 2.3.5 Devolução de Pedido
      6. 2.3.6 Operação de Transferência
    4. 2.4 Criando a Estrutura de Classes Contábeis 
      1. 2.4.1 Utilizando o IDE
      2. 2.4.2 Utilizando a rotina Classes Explorer
      3. 2.4.3 Copiando as Classes Contábeis Criadas
    5. 2.5 Associando as Classes Contábeis aos Cadastros 
    6. 2.6 Consulta de Classes Contábeis 
  3. 3 INTERPRETAR NA LINGUAGEM CONTÁBIL
    1. 3.1 Componentes do Lançamento Contábil
    2. 3.2 Classes de Lançamentos Contábeis 
    3. 3.3 Criação das Classes de Lançamentos Contábeis 
    4. 3.4 Configuração dos Grupos de Lançamentos Contábeis 
      1. 3.4.1 Configurando Exemplo Prático de Grupos 
      2. 3.4.2 Configurando Adiantamento de Título 
      3. 3.4.3 Configurando Baixas de Pedidos
      4. 3.4.4 Configurando Baixa de Título
      5. 3.4.5 Configurando Baixas de Requisições 
      6. 3.4.6 Configurando Movimentações de Depósitos
      7. 3.4.7 Configurando Baixas de Títulos de Pedidos 
      8. 3.4.8 Configurando Situações Especiais 
      9. 3.4.9 Fórmulas dos Grupos de Lançamentos 
    5. 3.5 2.5 – Consulta Grupos de Lançamentos 
  4. 4 ADEQUAR CONFIGURAÇÃO DAS OPERAÇÕES
    1. 4.1 Componentes da Regra Contábil 
    2. 4.2 Configurando Exemplo Prático de Regras 
      1. 4.2.1 Configurando Adiantamento de Títulos 
      2. 4.2.2 Configurando Baixas de Pedidos 
      3. 4.2.3 Configurando Baixas de Títulos 
      4. 4.2.4 Configurando Movimentações de Disponível 
      5. 4.2.5 Configurando Baixa de Requisições 
      6. 4.2.6 Configurando Movimentações de Depósitos 
      7. 4.2.7 Configurando Baixas de Títulos de Pedidos 
      8. 4.2.8 Configurando Situações Especiais 
    3. 4.3 Consulta de Regras Contábeis 
  5. 5 SIMULAÇÃO DE CONTABILIZAÇÃO
  6. 6 CONFIGURAÇÃO DOS SCRIPTS
  7. 7 Anexo A


INTRODUÇÃO

O presente manual trata todos os aspectos da configuração da automação contábil (Parte 2) e deve aprofundar os conhecimentos adquiridos pela leitura e aplicação dos conhecimentos obtidos no Manual Contábil - Parte 1, que aborda em linhas gerais a utilização deste módulo.

Inicialmente devemos elucidar o que seja “um processo de automação”, desmistificando idéias fantasiosas que acreditam na automação como forma de evitar conciliações ou complementações de lançamentos manualmente. “A automação contábil é um processo de identificação e adequação das operações do sistema para padronizá-las através de regras que interpretam tais operações na forma de registro contábil.”

A padronização é, sem dúvida, a marca mais visível desta automação, visto que as diversidades de operações são inúmeras, mas a maneira de configurá-las, não. Assim, o usuário responsável pela configuração contábil deve: 
  1. identificar as operações sujeitas à contabilização – procedimento que visa conhecer do funcionamento geral do sistema para identificar onde serão realizadas cada operação; 
  2. interpretar na linguagem contábil todas as operações – procedimento que visa configurar a maneira de contabilizar os débitos e créditos em cada operação, prevendo inclusive aquelas para as quais não se desejará registro em dado momento; 
  3. adequar a configuração da operação – procedimento que visa distinguir as operações de modo interpretá-las na linguagem contábil correspondente à operação. 
Pela importância e repercussão que esta atividade de configuração trará a empresa, não recomendamos o acesso das rotinas que cuidam da configuração a qualquer usuário, pois muito embora ele possa conhecer profundamente o princípio da escrituração, o mesmo pode não saber como adequá-lo à utilização nas configurações.

Na figura abaixo, estão resumidos simbolicamente os objetos de estudo abordado neste material. Tanto os gráficos à esquerda quanto os da direita representam as mesmas operações, com terminologias diferentes. À medida que nos aprofundarmos no estudo, novos elementos serão agregados a cada item da ilustração, consolidando as ideias de identificação, interpretação e adequação. 

 

IDENTIFICAR OPERAÇÕES CONTABILIZÁVEIS

A configuração da automação requer conhecimento generalizado do funcionamento do sistema, para que o usuário possa identificar as principais formas de lançamentos de operações e o que se pode extrair de informação contábil delas. Logo, tal conhecimento é indispensável ao atendimento do primeiro requisito da configuração contábil: “identificar as operações sujeitas à contabilização”.

As diversas operações que são registradas nos mais variados setores da empresa seguem um padrão de utilização de rotinas. Contudo, são os elementos nelas utilizados é que vão diferenciá-las umas das outras.

Podemos enumerar as operações básicas (lançamentos) das quais podemos extrair informação contábil, a saber: 
  • Pedidos; 
  • Títulos; 
  • Requisições; 
  • Movimentação de depósitos; 
  • Movimentação de disponíveis;
  • Transferência de Títulos entre carteiras. 
Primeiramente, vamos qualificar cada uma das operações elencadas acima, para que o leitor saiba da utilidade de cada uma. Em seguida, iremos identificar quais seus elementos que os diferenciam das outras. Tais elementos serão bastante explorados no nosso estudo da automação. 

Modalidade de Lançamento 

Lançamento de Pedidos 

Este é lançamento mais importante no Sistema UNUM. Por meio dele o usuário registra todos os documentos (fiscais ou não) que são usados nas negociações com terceiros (fornecedores, clientes, funcionários, filiais, etc.).

Nesta operação, o estabelecimento da empresa, definida aqui como autora da operação, negocia bens, serviços ou valores com outras entidades (terceiros). Desta operação, podem ser gerados ou não títulos no financeiro para registro de créditos ou obrigações com terceiros.

Também devemos ressaltar que se pode ou não movimentar estoques do bem que se está negociando. Ambas as movimentações (financeira e de estoque) ocorrerão dependendo da forma como o usuário registrar o lançamento. 

Pela abrangência de sua utilização, é de se esperar que grande parte de nosso esforço em configurar a automação concentre esforços no entendimento de todos os lançamentos desta categoria. Assim, todos os registros com o provisionamento das compras, vendas, transferências, despesas, receitas e um universo de outras operações (fiscais ou não) devem ser enumeradas para seu devido planejamento em nossa atividade. 

Lançamento de Títulos 

Este lançamento envolve grande parte das operações financeiras da empresa. Através dele, a empresa recebe ou paga valores de/para terceiros (fornecedores, clientes, funcionários, filiais, etc), oriundos das operações de negociação de bens, serviços ou valores com estes. 

Logo, desta definição, o leitor percebe duas características eminentes das operações com títulos: 
  1. ela decorre de algum documento que comprova o crédito ou obrigação assumida com terceiro e, portanto, é originada de um lançamento de pedido qualificando e identificando a transação; 
  2. ela envolve necessariamente a disponibilização de valores financeiros que são recebidos ou pagos pela empresa para com terceiros (caixas, bancos) ou amortização de créditos anteriormente registrados em nome destes terceiros (crédito de clientes, débitos de fornecedores, débito de funcionários, etc). 
Portanto, a identificação destas operações, que geralmente irão envolver sua origem (documento comprobatório do crédito ou débito) devem ser elencadas e minuciosamente estudadas. 

Lançamento de Requisições 

Este lançamento tem utilização restritamente interna na empresa. Ela visa movimentar ou ajustar os quantitativos de bens controlados em estoque pela empresa. Os bens, aqui mencionados, têm conotação abrangente, envolvendo desde as mercadorias para comercialização, os materiais de consumo interno, brindes, materiais de manutenção das instalações, materiais de higiene e limpeza, materiais da copa e cozinha, até os bens objeto de controle patrimonial.

O registro de retirada ou reinclusão de materiais de consumo no estoque, ou mesmo o ajuste da posição quantitativa de estoque de um bem decorrente de um inventário, são algumas das principais operações realizadas com requisições. Neste sentido, tais lançamentos devem ser estudados para sua inclusão no planejamento da configuração contábil. 

Lançamento de Movimentação de Depósitos 

Este lançamento é usado, como o próprio nome sugere, para movimentar bens estocados na empresa. Esta movimentação pode ser tanto de retirada de bens de um depósito (almoxarifado) específico, quanto de inclusão neste, podendo ainda representar o simples remanejamento de bens entre almoxarifados internos da empresa. 

As inclusões ou retiradas no estoque, quando decorrentes de alguma negociação com terceiros (clientes, fornecedores), comprovada por meio de documentos hábeis, são originadas de lançamento de pedidos. Temos inúmeras operações para exemplificar este movimento: compra de mercadorias, compra de material de limpeza e manutenção, venda de imobilizado, venda de mercadorias, remessa para conserto, transferência de ativos, etc.

Quando as inclusões ou retiradas envolvem o ajuste interno da posição de estoque do bem oriundo de inventário, ou movimentação normal de bem para utilização interna na produção ou no consumo sem o envolvimento de terceiros na empresa, a operação origina-se de uma requisição. Esta operação, por sinal, só se completa com a participação da movimentação de depósito, que encerra o objetivo final da transação. 

A terceira modalidade de movimentação de depósito é o lançamento da transferência de bens entre almoxarifados, a qual é essencialmente de depósitos, diferentemente das 2 modalidades comentadas anteriormente que envolvem a participação de outras formas de lançamentos. 

Cada uma delas deve ser previstas na automação e podem ser estudadas em conjunto quando envolverem a participação de outras operações (requisições e pedidos). 

Lançamento de Movimentação de Disponíveis 

Este lançamento é essencialmente financeiro, visto que lida com os valores da empresa, na moeda corrente do país. Através desta operação, a empresa movimenta e atualiza o saldo financeiro: 
  1. Das contas bancárias, dos caixas e das aplicações financeiras; 
  2. Dos créditos de clientes, débitos de fornecedores. 
Esta atualização pode ocorrer de duas maneiras básicas: pela liquidação de obrigação ou crédito anteriormente registrada nos lançamentos de títulos; ou pela movimentação direta entre disponíveis, que compreendem não somente aqueles conceitualmente classificados como tal no plano de contas, mas também os terceiros com quem a empresa mantém posição credora ou devedora. 

Quando a movimentação de disponíveis complementa uma operação envolvendo títulos, na realidade, ela vem para finalizar seu objetivo maior, qual seja, encerra o crédito/débito com a empresa.

No estudo desta operação, temos de prever quais disponíveis poderão ser utilizados e a maneira de movimentá-los. 

Lançamento de transferência de Títulos entre Carteiras 

Este lançamento prevê o registro de uma nova carteira para um título existente. Logo, o leitor percebe que o mesmo requer a existência de um título, cuja origem (o pedido), posse atual (carteira de origem), e novo possuidor (carteira de destino) sejam conhecidos.

A alteração de classificação contábil de títulos a receber por ocasião da alteração da carteira para, por exemplo, “títulos de liquidação duvidosa”, pode ser uma das situações nas quais se desejaria efetuar um registro contábil desta operação. 

Caracterização das Operações 

Cada uma das modalidades de operações descritas no capítulo anterior possuem elementos, utilizados na digitação pelos usuários dos diversos setores, que servem para diferenciá-los umas das outras dentro da mesma modalidade de lançamento. Esta qualidade será explorada profundamente em todas as etapas de configuração contábil e nos norteará quando da montagem das regras de contabilização.

É importante se afirmar que as operações aqui descritas só têm capacidade de gerar movimento contábil se estiverem baixadas, isto é, quando não lhes faltar nenhuma das informações exigidas pelas respectivas rotinas. Assim, detalhando:
  1. as requisições só são consideradas baixadas quando  acompanhadas do respectivo lançamento de movimentação de depósito; 
  2. os títulos só são considerados baixados quando acompanhados do respectivo lançamento de movimentação de disponível; 
  3. os pedidos só são considerados baixados quando estiverem aprovados e baixados; 
  4. as movimentações essencialmente de depósito só são consideradas baixadas quando especificados os almoxarifados de origem e destino; 
  5. as movimentações essencialmente de disponíveis só são consideradas baixadas quando especificados os disponíveis de origem e destino; 
  6. as transferências de títulos entre carteiras só são consideradas baixadas quando especificadas as carteiras de origem e destino. 

Alguns dos elementos de filtragem, que a partir de agora passaremos a chamar de “filtros ou classes contábeis” são comuns entre as diversas operações e outros são extremamente específicos. A estes filtros, adicionaremos outros tantos quantos sejam necessários para diferenciar as operações entre si, utilizando como guia a estrutura do plano de contas da empresa. 
Abaixo destacamos através de um diagrama as operações comentadas neste estudo, sendo indicados com a cor verde os quadros dos processos nos quais ocorrerá a contabilização.



A seguir, vamos exibir numa planilha o esquema básico com estas operações e seus respectivos filtros. 



Neste esquema básico, devemos esclarecer algumas colunas e preenchimentos: 
  1. os filtros, ou classes contábeis foram agrupados em 2 tipos: básicos e especiais; 
  2. para alguns tipos de operações (lançamentos) foram disponibilizadas 2 colunas e em outras apenas uma. As que têm apenas uma coluna para detalhar, tem sempre uma coluna com a descrição “próprio”, indicando que a operação utiliza exclusivamente os filtros disponíveis no “próprio” lançamento. As operações que apresentam 2 colunas são que disponibilizam filtros do próprio lançamento (próprio) e filtros da operação de origem (da origem) ou do destino (do destino);
  3. foram marcados com um “X” as colunas para os quais a operação utiliza o respectivo filtro destacado nas 2 primeiras colunas da esquerda. Por exemplo: o filtro de  núcleos é utilizado na operação de títulos na coluna origem porque seu lançamento não possui nenhuma informação sobre núcleo, mas a sua origem (pedido), sim; 
  4. as opções de filtros básicos exibidas neste esquema são as que vêm de forma nativa no Sistema UNUM. À elas são acrescentadas outros filtros, subconjuntos destes (sub-classes), para representação mais apurada da realidade das operações da empresa  e da necessidade de informação do plano de contas.

Conceituação das Classes Contábeis 

As classes contábeis, ou filtros contábeis, são os elementos que irão diferenciar as operações entre si, de forma a podermos identificá-la e contabilizá-la corretamente.

O esquema básico descrito no tópico anterior nos abordou uma série de filtros divididos em 2 agrupamentos, os básicos e os especiais. Os básicos representam: 
  1. os elementos nativos (próprios) da operação e normalmente informados pelos usuários durante os respectivos lançamentos; 
  2. os elementos originados de outra operação anterior (da origem), ou; 
  3. os que produziram características em outra operação (do destino).
Os filtros especiais são aquelas informações específicas de algumas operações, que são destacadas como opção de filtro para ressaltar um comportamento diferenciado da operação.

A seguir, conceituaremos cada um deles para entendimento do leitor.

Filtros de entidades

  • Carteiras de Cobrança – representam a entidade que detém a posse física de um documento. São utilizados exclusivamente para indicar os detentores de títulos do financeiro para destaque de sua situação em relação à empresa, tais como: situação de cobrança simples, cobrança descontada, cobrança caucionada, em advogado, ou em posse de determinada pessoa dentro ou fora da empresa; 
  • Disponíveis – representam os elementos que transacionam valores na moeda corrente. Incluem tanto as disponibilidades (do conceito contábil) quanto pessoas com as quais a empresa mantenha crédito ou débito de operação. Assim, podem ser elencados os caixas, bancos, aplicações financeiras, os funcionários (quando fazem empréstimos), os clientes (quando antecipam valores ou pagam a maior), ou fornecedores (quando recebem a maior); 
  • Estabelecimentos – cada local físico diferente onde se realiza operações da empresa; 
  • Locais de Escrituração – é o estabelecimento responsável legal pela operação que está sendo realizada. Cada filial da empresa é considerada um local de escrituração e, portanto, cada qual terá um código de local de escrituração e CNPJ específico para identificá-la. O local de escrituração poderá operar com um ou vários estabelecimentos; 
  • Núcleos – são as divisões físicas ou lógicas que representam os departamentos ou setores da empresa (centros de custo ou resultado) ou o local de armazenamento de bens na empresa (depósitos). A opção por utilizar um ou outro tipo de núcleo vai refletir na forma como a empresa vai controlar ou não os quantitativos físicos de cada bem. Os depósitos permitem o controle físico de bens enquanto os centros de custo não; 
  • Pessoas – é a pessoa com a qual a empresa irá transacionar comercialmente, seja ela cliente, fornecedor, parceira, funcionário, etc.

Filtros de recursos

Recursos representam o produto, mercadoria, serviço, modalidade de despesa ou de receita que o usuário está lançando na operação. O termo recurso tem utilização genérica e serve para identificar muitos tipos de itens diferentes.

Se o usuário está fazendo um lançamento fiscal com compra ou venda de mercadorias, o recurso será precisamente cada recurso que ele deseja transacionar. Se, por outro lado, o lançamento referir-se a um gasto com despesa com refeição, transporte de funcionários, conta de telefone, dentre outros, o recurso será a natureza da despesa correspondente; 

Filtros de tabelas

  • Lotes – É a individualização do bem (de produção ou patrimonial) ou de um conjunto de bens com as mesmas características, produzidos ou não pela empresa. A informação do lote complementa a informação do recurso numa operação, visto que individualiza o bem dentro do conjunto de recursos da mesma natureza. Por exemplo: se informarmos que o recurso “mesa redonda para 4 cadeiras” foi movimentado na empresa utilizando o lote “0025”, isto indica que a mesa numerada com “0025” foi movimentada na empresa e não outra mesa qualquer; 
  • Tipos de Documento – É o tipo de documento que a operação manipula. O usuário deve verificar precisamente o tipo de documento que está sendo usado na operação, pois existem documentos fiscais e outros não fiscais. Não é permitido utilizar documentos fiscais em operações não fiscais, e vice-versa. São exemplos de tipos de documentos: a duplicata, a nota fiscal fatura, o conhecimento de transporte rodoviário, o recibo, etc. 

Classe da operação

Representa a modalidade da operação que o usuário está utilizando no lançamento. Para cada tipo de lançamento existem disponíveis várias classes de operações diferentes. A maioria destas classes já vem parametrizada no sistema e algumas delas são criadas por necessidades particulares de cada empresa e disponibilizados aos usuários.

Destacamos algumas, por tipo de lançamento, para o leitor se familiarizar com a nomenclatura: 
  • Para os pedidos – C Energia, C Telefonia, C imobilizado, C Fr Rodov, C Consumo, C p Comercializ, C Serviço, Ent Rem Locação, Ent Nf Correção, Ent simples Remessa, Provisão de Despesa, V Imob Usado, V Adq Terc p Consumo, V Serviço, S Rem comodato, S Rem Doação, S Rem Conserto, S Transferência Ativos; 
  • Para Títulos – Tít Pág, Tít Rec;
  • Para Requisições – Req p Consumo, Req p Depreciação, Req p Produção, Req p Reavaliação; 
  • Para Movimentação de Depósitos – Movimentação de Depósitos, Movimentação de Depósitos Negativa; 
  • Para Movimentação de Disponíveis – Movimentação de Disponíveis. 

Importante: as operações com transferência de títulos entre carteiras utilizam as mesmas classes indicadas acima para os títulos, visto que a classe caracteriza a natureza da operação financeira. 

Título de Devolução

Esta opção de filtro nos indica que a operação é (marcada) ou não (desmarcada) decorrente de uma operação de devolução. A mesma aplica-se exclusivamente as operações que tratam do comportamento dos títulos, indicando que o mesmo foi oriundo de uma operação anterior (pedido) que retratava um estorno (devolução) da operação original.

Isto ocorre, por exemplo, quando a empresa compra um produto, gerando um título a pagar ao fornecedor, e depois devolve parte ou toda a mercadoria, gerando outro título no financeiro, com valor invertido para abater o saldo real de débito para com este fornecedor. 

Devolução de Pedido

Esta opção de filtro nos indica que a operação de pedido representa uma devolução da operação realizada originalmente (marcada). Caso esteja desmarcada, representará operação normal. Assim, o exemplo mostrado no item anterior aplica-se aqui também, ou seja, a devolução da compra ao fornecedor indica a devolução do pedido. 

Operação de Transferência

Esta opção de filtro nos indica que a operação é (marcada) ou não (desmarcada) simples movimentação de transferência de valores entre disponíveis. Logo, ela diferencia a utilização de um disponível para baixa de títulos da utilização do mesmo para movimentação entre disponíveis.

Das classes contábeis (filtros) conceituados acima, somente aqueles relacionados ao comportamento das entidades, dos recursos e das tabelas merecem estudo a partir do plano de contas para o desenvolvimento de novos filtros, subconjuntos destes, para facilitar na identificação da operação.

De nada adianta se caracterizar que uma operação como uma compra para consumo, se não pudermos especificar o que foi comprado (recurso) ou de quem foi comprado (pessoa). É neste sentido que deveremos atuar para detalhar melhor os filtros básicos de entidades, recursos e tabelas para identificar plenamente os elementos da operação e conseguirmos contabilizar corretamente. 

Desenvolvendo a Estrutura das Classes 
Conforme comentamos nos tópicos anteriores, aos filtros padrões, oferecidos pelo sistema, adicionaremos tantos outros quantos sejam necessários para garantir a identificação plena de cada operação, retratando todas as necessidades da empresa.

Para a atividade de desenvolvimento desta estrutura, utilizaremos o plano de contas da empresa. Como exemplo, montamos abaixo uma estrutura de plano de contas, que nos servirá para estudar e desenvolver os novos filtros. 

Devemos esclarecer, inicialmente, que a maneira como é desenvolvida a estrutura de classes depende do conhecimento do usuário sobre a movimentação das contas do plano de contas, bem como da maneira como a operação será registrada no sistema. Estas premissas básicas justificam adaptações na configuração de uma empresa diferentes de outra. 

Realizamos nossa análise sobre o plano de contas exemplo, verificando os principais grupos que terão destaque na estrutura de classes contábeis (filtros). Solicitamos verificar e imprimir o Anexo A, no qual consta a estrutura de nosso plano de contas exemplo.

Em seguida comentamos sobre a organização da estrutura de classes elaborada a partir desse plano. 
 


Observe que foram adicionados, obedecendo à ordem do plano de contas, os principais grupos que farão parte da estrutura de classes. Nesta estrutura, alguns grupos não foram incluídos, propositalmente, cujos motivos esclarecemos:
  • Provisão de Devedores Duvidosos – o registro desta conta é meramente contábil e será realizado manualmente; 
  • Créditos Fiscais – o registro contábil destas contas decorre paralelamente ao registro das operações de venda de mercadorias e é consequência destas. Assim, basta se identificar os elementos que são transacionados em classes destacada (estoques), que a contabilização destes créditos será feita no mesmo instante; 
  • Depreciações Acumuladas – o registro contábil decorre da existência de bens controlados em patrimônio, já destacados no agrupamento Ativo Permanente. Sua contabilização ocorrerá automaticamente (se a empresa utilizar o módulo de Patrimônio do Sistema UNUM) ou manualmente, caso contrário; 
  • Obrigações Fiscais – os itens deste grupo possuem 2 naturezas: a) aqueles que decorrem de outras operações registradas no sistema, sendo provisionadas no mesmo instante; b) aqueles que não decorrem de operações registradas no sistema ou se referem à liquidação (pagamento) dos referidos tributos, provisionados anteriormente. Por exemplo: o pagamento do ICMS a recolher refere-se a liquidação de obrigação anteriormente provisionada pelas várias operações que foram geradas no sistema. Mas o IPTU e a Contribuição Sindical Patronal não decorrem de nenhuma operação registrada no sistema, mas devem ser pagas pela empresa. Este agrupamento receberá destaque na estrutura de classes, contudo, como a mesma possui itens não provisionados (que tem característica de despesa para a empresa), preferimos agrupá-los como despesas tributárias;
  • Obrigações Trabalhistas e Previdenciárias – este grupo tem comportamento semelhante ao das obrigações fiscais, com um agravante a mais: as operações de folha de pagamento não são processadas no sistema. Assim, o provisionamento da folha ao se fará a partir de importação completa dos lançamentos contábeis a partir de outro sistema, ou o usuário o fará por digitação manual. Somente a liquidação (pagamento) será registrada no sistema. Logo adicionamos este grupo dentro das despesas trabalhistas; 
  • Patrimônio Líquido – este grupo é movimentado a partir da apuração de resultado ou através de algum provisionamento esporádico que vai ser feito de forma manual. Logo, foi excluída sua presença na estrutura; 
  • Receita de Vendas – este grupo decorre da movimentação de estoques de mercadorias, que já esta representada na estrutura. Assim, não será adicionada à estrutura; 
  • Custos – este grupo é apurado automaticamente no ato da compra das mercadorias e seu valor fica guardado no pedido da aquisição e em tabela de movimentação de depósito. Quando das operações de saída, os referidos custos são pesquisados automaticamente do saldo existente na movimentação de depósitos e ficam disponíveis no pedido de saída para utilização pela contabilização. Assim, a contabilização dos custos, por operação, é feito no ato da contabilização da operação de movimentação do recurso (bem/mercadoria), dispensando seu destaque na estrutura. Esse comportamento é exclusivo dos processos realizados na retaguarda, os quais diferem do frente de loja uma vez que nas saídas efetuadas neste processo não é calculado o custo contábil. 
    • Para as operações do frente de loja a contabilização do custo é realizada de forma manual, e esse lançamento deve ser realizado com base na consulta de "extrato de recurso" informando a classe da operação de vendas ou uma classe "filha específica" e como opção de extrato indicar as operações de entrada e saída para que o sistema possa incluir as devoluções. O lançamento deve ser realizado com base no total geral da coluna "saldo".
    • Esse lançamento deve ser realizada após o reprocessamento do custo, para que o sistema realiza o cálculo do custo contábil na venda.
Feito este primeiro esboço, iremos agora melhorá-lo, otimizá-lo e adicionar os elementos analíticos de acordo com o que é exigido no plano de contas. No segundo esboço, organizaremos os filtros já destacados dentro da estrutura básica de classes existente no sistema, a saber:  
  • De Entidade – quando se referem a um elemento que indica a natureza da pessoa. Subdivide-se em: 
    • Carteiras de cobrança; 
    • Disponíveis; 
    • Estabelecimentos; 
    • Locais de Escrituração; 
    • Núcleos; 
    • Pessoas. 
  • De Recurso – quando se referem à natureza do bem, despesa ou receita transacionada; 
  • De Tabela – quando se refere a um determinado tipo de documento ou detalhamento de recursos. Subdivide-se em:
    • Lotes; 
    • Tipos de documentos. 
 


No segundo esboço, deixamos em negrito apenas as classes contábeis (filtros) padrões do sistema, e adicionamos outras classes e sub-classes. Devemos assim esclarecer alguns pontos.

Os grupos “Adiantamento a Fornecedor” e “Adiantamento de Cliente” foram retirados deste esboço devido a forma como os mesmo serão realizados no sistema. A forma idealizada para o lançamento será através de simples transferência de disponíveis, na qual um disponível será o caixa ou banco e o outro será o próprio cliente ou fornecedor.

Assim, só há necessidade de filtrá-lo como disponível (classe contábil para disponíveis) e como pessoa (classes contábeis para pessoas), visto que o cliente ou fornecedor está cadastrado como “pessoa”. Caso a forma escolhida em nossa empresa fosse a de registrar tais adiantamentos através de lançamentos de pedidos específicos para adiantamentos, então teríamos de ter recursos cadastrados e as respectivas classes contábeis de recursos.

O grupo “Caixas” teve a inclusão de novas sub-classes com os mesmo nomes usados no plano de contas. Como estes elementos serão movimentados no financeiro através de disponíveis especialmente criados para esta finalidade e, sendo eles em quantidade bastante restrita e previsível, a identificação individual usada aqui é a mais adequada.

O grupo “Bancos c/Movimento” não teve a criação de sub-classes, a exemplo do que foi feito no grupo de “Caixa”. Isto se deve ao fato da possibilidade de se adicionarem constantemente novas contas bancárias, o que inviabilizaria a identificação individualizada. Assim, o conjunto de todos as contas bancárias terão sua filtragem generalizadas neste agrupamento e, quando da necessidade de criar nova conta contábil em função de nova conta bancária utilizada no período, indicaremos este “comando” diretamente na configuração do lançamento contábil, que será estudado em outro capítulo.

O grupo “Aplicações”, a exemplo do “Bancos c/Movimento”, será bastante flexível e frequentemente terá a adição de outras aplicações. Logo, identificamos apenas o tipo de aplicação através de uma sub-classe “de Renda Fixa” a qual será usada para filtrar genericamente todas as aplicações desta natureza. A individualização será feita apenas na configuração do lançamento contábil.

No grupo “Classes Contábeis para Pessoas” havíamos identificado no primeiro esboço apenas os sub-agrupamentos “Clientes” e “Fornecedores”. Contudo, visto que a empresa realizará operações também com funcionários (para todas as operações relacionadas à folha de pagamento) e devido ao fato de a mesma ter filiais, é necessário também adicionar a subclasse para estabelecimentos, que englobará todas as unidades da empresa.

Como em muitas empresas a mesma pessoa cliente ora pode também fornecer bens ou serviços, unificamos aqueles grupos num único. Nas empresas onde não existe a possibilidade de uma pessoa ser, ao mesmo tempo, cliente e fornecedor, pode-se usar classes separadas.

As classes contábeis para estabelecimentos, locais de escrituração e núcleos foram inseridas na estrutura sem subclasses porque são padrões do sistema (observe que estão em negrito). Contudo a criação de subclasses nestas poderá ocorrer em função de tratamentos diferenciados na contabilização devido a uma particularidade de qualquer dos elementos mencionados.

Por exemplo: nesta empresa hipotética pode ocorrer da mesma mercadoria ser comercializada numa filial no regime de tributação normal e noutra ser tratado como substituição tributária, havendo a necessidade de identificação, através do estabelecimento ou do local de escrituração da respectiva unidade.

Novo exemplo: a aquisição de material de embalagem, embora direcionada primordialmente para estoque da empresa (usando como núcleo do pedido um almoxarifado), por vezes pode ser direcionada para a despesa, de imediato (usando como núcleo do pedido um centro de custos).

Em qualquer das situações elencadas acima e por várias outras razões, o desmembramento estas classes contábeis irá variar bastante de uma empresa para outra, mas provavelmente terão algum nível de detalhamento.

A classe contábil de carteiras de cobrança tiveram inseridas 2 subclasses: uma de carteira de boletos e outra de carteira de cheques. O motivo que nos levou a incluir estas carteiras foi o fato de o plano de contas possuir as contas de Clientes a Receber e Cheques a Receber, as quais são usadas para diferenciar as maneiras como a empresa recebe o crédito dos clientes, decorrentes da operação de venda. 

Assim, estas carteiras serão usadas como informação acessória dos títulos no ato da venda, facilitando o direcionamento da contabilização da conta devedora desta operação. Caso a empresa possuísse ainda contas para Consórcio a Receber ou Cartões de Crédito a Receber, estas novas contas também provocariam a inclusão de novas classes no agrupamento de carteira de cobrança.

Os grupos “Estoques”, “Imobilizado”, “Crédito de Diretores” e “Diferido” foram destacados da mesma forma do primeiro esboço. O detalhamento se relaciona, um a um, às contas contábeis existentes no plano e, portanto, já retratam as diferentes naturezas de elementos.

Os grupos “Desp Antecipadas” e “investimentos” tiveram detalhamento adicionado em novas subclasses, para retratar a natureza deles no plano de contas.

Os grupos “Empréstimos e Financiamentos CP” (curto prazo) e “Empréstimos e Financiamentos LP” (longo prazo) são operações que envolverão operações realizadas através de pedidos e finalizadas através da baixa de títulos, representando os passivos assumidos.

Estas operações também poderiam ter sido destacadas nos agrupamentos de classes contábeis para disponíveis, se as operações desta natureza fossem realizadas através de simples movimentações de disponíveis. Como já informamos antes, a maneira como uma operação é lançada implica diretamente na estrutura.

Os grupos “Rec Financeiras” e “Rec não Operacional” tiveram detalhamento indicado da mesma forma como era indicado no plano de contas. Das subclasses criadas merecem especial comentário os juros obtidos e os descontos obtidos. Estes elementos normalmente são conhecidos quando da liquidação de títulos no financeiro.

No ato da liquidação, estes valores podem ser informados pelo usuário ou calculados pelo sistema e se incorporam automaticamente do valor final do título para quitação. Contudo, como existe a possibilidade de ocorrerem operações nas quais não se pode informar estes valores, os mesmos podem ser registrados através de lançamentos em pedidos com posterior baixa de títulos especialmente criados para este fim. Logo, justifica-se a inserção deles como classe de recurso.

Os grupos de Despesas Administrativas, Comerciais e Gerais repetiram na íntegra as mesmas necessidades do plano de contas. Caso houvesse mais alguma obrigação nestes grupos não provisionada (passivos sem despesas correspondentes), então as mesmas seriam acrescidas destes elementos.

Os grupos de “Desp tributárias” e “Desp trabalhistas” não existiam no plano de contas, mas foram acrescentados porque havia obrigações para as quais não existia despesa correspondente. O leitor pode até estranhar a inserção destes agrupamentos, pois, afinal, o plano de contas não as mencionava. Contudo, esclarecemos que o objetivo da estrutura de classes contábeis é retratar a necessidade de representar todas as operações e não a de espelhar, linha a linha, a estrutura do plano de contas.

Ao grupo de “Desp Financeiras” valem os mesmos comentários aludidos sobre o “Rec Financeiras”.
Os grupos de classes contábeis para Lotes e para Tipos de Documentos foram inseridos na estrutura porque fazem parte da estrutura básica. Contudo, são muito úteis quando necessitarmos fazer distinções ao menor nível de detalhes de algumas classes de recursos (classe de Lotes) e do tipo de documento utilizado (classe de tipo de documento).

Os lotes são detalhamentos de recursos. Geralmente, representam bens do patrimônio ou bens produzidos pela empresa. Quando há necessidade de fazer distinções na operação com esse nível de detalhes, poderemos abrir novas classes com denominações do tipo: Lotes de Patrimônio e Lotes de Produção.

Pode-se ainda dentro destas adicionar outras para indicar um bem específico. Os tipos de documentos são usados na maioria das operações e representam o documento veiculado na transação ou que a respalda legalmente. Poderemos, conforme a necessidade, adicionar novas classes nesta para representar os documentos fiscais e não fiscais, ou mesmo individualizar alguma operação específica da empresa, como pro exemplo a concessão de empréstimos, adiantamentos salariais ou adiantamentos de viagens para funcionários. 

Feitas estas considerações, podemos adicionar o último nível de detalhamento na estrutura e apresentar a versão final que será implementada na base de dados. 
 


Nesta estrutura final, no grupo “Classes Contábeis para Núcleos”, destacamos as principais formas de diferenciação dos elementos desta. Os centros de custo são usados nas operações para indicar o controle apenas financeiro dos recursos transacionados.

Todos os demais indicados nesta estrutura têm controle físico e financeiro, com uma pequena diferença: os grupos de localizações de ativos em uso e em andamento são específicos do controle patrimonial, enquanto o outro indica todos os demais recursos controlados no estoque (mercadorias, materiais de embalagem, consumo, etc).

No grupo “Classes Contábeis para Tipos de Documentos” adicionamos algumas classes que atenderão operações específicas de nossa empresa hipotética. As classes SV seriam utilizadas para indicar operações de empréstimo a funcionários, enquanto a classe VF, os adiantamentos salariais. Na inclusão destes itens, um estudo deve ser feito especialmente nas operações financeiras, devido a sua grande flexibilidade. 

Criando a Estrutura de Classes Contábeis 

Definido a estrutura de classes, o usuário deverá agora criá-la na base de dados para disponibilizá-la para uso. As classes são sempre criadas via aplicativo IDE, disponibilizada pela UNUM para configuração e manipulação de scripts do sistema, ou através da rotina “Classes Explorer” (no browser).

Tanto numa modalidade quanto pela outra, devem ser obedecidas alguns cuidados para garantir a integridade da estrutura de classes: 
  • O usuário deverá ter poderes de administrador ou de inserção, alteração e exclusão das classes e sub-classes de root > Data > Auxiliares > Vínculos > Vínculos Contábeis > Classes Contábeis; 
  • O usuário só deverá fazer a inserção de classes a partir da base de desenvolvimento da respectiva empresa (base D), utilizando licença custom na inclusão destas; 
  • O usuário deverá habilitar a licença custom sempre antes da inserção de classes e deverá desabilitá-la logo em seguida; 
  • O usuário deverá migrar (copiar) as classes contábeis criadas para as bases de homologação (base H) e de produção da empresa, logo após a conclusão destas, para uniformizar o conteúdo existente entre estas;
  • Caso o usuário que desenvolveu a estrutura não tenha poder para realizar esta atividade,  poderá solicitar ao setor de informática da sua empresa ou ao administrador do sistema na empresa.

Nos próximos sub-tópicos, abordaremos a maneira de inclusão de classes nas 2 formas. 

Utilizando o IDE

A ferramenta IDE pode ser acessada pelo usuário que possuir o aplicativo iengine instalado em sua máquina. Depois de carregado a base de desenvolvimento (base D) da empresa na qual serão feitas as inclusões, o usuário perceberá a presença de um símbolo do aplicativo próximo ao relógio do Windows. Clicando com o botão direito do mouse em cima dele, será exibida uma lista de opções.



O usuário deverá clicar na opção IDE e digitar sua senha para carregar o aplicativo. Depois de carregado, o usuário visualizará 2 tipos de guias na parte superior do aplicativo: I(D)E e iDBC s(Q)l. Clique na guia IDE (ou I(D)E) e acesse  a pasta root > Data > Auxiliares > Vínculos > Vínculos Contábeis > Classes Contábeis. 
 

 
Agora siga os seguintes passos: 
  1. habilite a licença custom antes de iniciar a primeira inclusão. Isto deve ser feito clicando-se no menu Tools > Product to create key e selecionando a opção custom; 


  2. abra a estrutura de classes na qual vai trabalhar. Por exemplo, se quiser inserir classe nova na classe contábil para recursos, selecione esta pasta e depois clique com o botão direito do mouse sobre ela. Será exibida lista de opções na qual o usuário irá clicar sobre a opção INSERT; 


  3. logo após a seleção da opção INSERT, a nova pasta será exibida como sub-classe, e com nome igual a sua chave custom. O usuário deverá digitar o nome correto da classe sobre a numeração custom apresentada; 
  4. Caso tenha teclado ENTER antes de ter digitado o nome da classe, o usuário poderá clicar com o botão direito do mouse sobre a nova pasta e selecionar a opção rename, a qual disponibilizará alteração no nome da classe; 
  5. Para inclusão de subpastas como filha da classe criada, basta selecionar o mouse sobre a nova pasta e tornar a repetir o procedimento de clicar com o botão direito do mouse sobre ela e selecionar a opção INSERT; 
  6. Após criar todas as classes desejadas, o usuário deverá desabilitar a utilização de chaves custom na base. Para tanto, deve selecionar o Tools > Product to create key e selecionando a opção “No Product”.

    Utilizando a rotina Classes Explorer

    Para utilizar a rotina Classes Explorer, o usuário deve selecionar no navegador a opção Ir Para > Admin > Classes Explorer. Carregada a rotina, deverá selecionar a estrutura de classes na qual vai trabalhar. 
     


    Agora siga os seguintes passos: 
    1. habilite a licença custom antes de iniciar a primeira inclusão. Isto deve ser feito clicando-se em Ir Para > Desenvolvimento > Definir Licença para criação de chaves. Nesta rotina, o usuário deverá selecionar o produto custom e clicar no botão Confirmar;  



    2. abra a estrutura de classes na qual vai trabalhar. Por exemplo, se quiser “Inserir” classe nova na classe contábil para recursos, selecione esta pasta e depois clique na opção Inserir existente na barra de ferramentas da respectiva grade (no topo da grade). Verifique que a mesma encontra-se ao lado de outras opções: Mostrar Chaves, Apagar, Mover. Observação: a seleção é feita marcando-se a caixa de seleção existente no lado esquerdo da respectiva classe;
    3. a nova pasta será exibida como sub-classe, e com nome igual a sua chave custom. O usuário deverá digitar o nome correto da classe no campo Nome que está disponibilizado na grade Propriedades que aparece no lado direito da grade Classes na qual está fazendo a inserção. Após informar o nome, tecle ENTER 2 vezes para gravar; 
    4. para inclusão de sub-pastas como filha da classe criada, basta selecionar o mouse sobre a nova pasta e tornar a repetir o procedimento de selecionar a pasta (classe) e clicar na opção “Inserir”; 
    5. após criar todas as classes desejadas, o usuário deverá desabilitar a utilização de chaves custom na base. Para tanto, deve acessar a rotina localizada em Ir Para > Desenvolvimento > Definir Licença para criação de chaves. Nesta rotina, o usuário deverá selecionar o produto “sem licença” e clicar no botão Confirmar.

    Copiando as Classes Contábeis Criadas

    A forma de realizar a cópia das classes da base de desenvolvimento para as bases de homologação e de produção independe da maneira usada para criação das classes.

    Importante: para que o usuário possa realizar a cópia da estrutura nas base de homologação e de produção, o usuário deverá ter senhas de acesso nestas bases.

    No browser, o usuário deve acessar a rotina “Atualizar Tabelas”, localizada em Ir Para > Desenvolvimento > Atualizações. 
    Nesta rotina, o usuário deverá preencher os seguintes parâmetros na grade Filtros: 
    • Tipo – deve ser preenchido sempre com a opção “Tabela Classe”;
    • Classes – deve ser preenchido sempre com a opção “Classes Contábeis” ou alguma classe filha desta;
    • Produtos – deve ser preenchido com a opção “custom”.

    Depois de selecionar estas opções, a grade chamada “Classe” será exibida trazendo todas as classes e sub-classes que pertencem a filtragem realizada. Nesta grade, o usuário deverá selecionar as classes que deseja copiar ou selecionar todas elas.

    Importante: para selecionar todas as classes o usuário deverá clicar no ícone X existente ao lado esquerdo do termo “Nome” desta grade. Para selecioná-las uma a uma, então deve marcar a caixa de seleção existente no lado esquerdo das classes desejadas. 



    Depois de selecionadas as classes, o usuário deve clicar no botão Selecionar Destino existente no topo desta rotina. Será exibida nova tela solicitando informações da base destino. 
     


    O usuário deve preencher os campos: 
    • Servidor – é o IP da base destino para onde serão copiadas as classes. Se esta cópia estiver sendo realizada dentro da própria rede da empresa, o usuário deverá utilizar o IP interno da base. Caso contrário, deve-se informar o IP externo da base. Observação: só deve ser informado um único endereço IP.
    • Base de Dados – informe neste parâmetro o nome (preferencialmente em letras maiúsculas) da base destino; 
    • Nome do Usuário – informe o nome o usuário que está realizando esta cópia na base destino; 
    • Senha – informe a senha do usuário que está realizando esta cópia na base destino. Depois de informados estes dados, o usuário deve clicar no botão Prever alterações. Será exibida tela onde serão destacadas as classes a serem inseridas ou alteradas na base destino. O usuário deve clicar no link Atualizar para concluir a cópia. 
    Este processo de cópia deve ser realizado tendo como origem sempre a base de desenvolvimento e como destino as bases de homologação e de produção da empresa. Ressalvamos que a cópia deve ser realizada para cada base individualmente. 

    Associando as Classes Contábeis aos Cadastros 

    Estamos iniciando este tópico fazendo um breve histórico do estágio da configuração contábil onde nos encontramos. Inicialmente, identificamos as formas de se realizar lançamentos no Sistema UNUM, pois tal conhecimento era necessário ao leitor para compreensão dos elementos que poderiam ser utilizados na filtragem (identificação) das operações.

    Ao compreender sobre a utilização destes, iniciamos a atividade de elaborar a estrutura de classes contábeis (filtros) que concluímos. Em seguida, esclarecemos a maneira de inseri-las na base de desenvolvimento e copiá-las para as bases de homologação e de produção.
    Contudo, possuindo agora a estrutura de filtragem completa na produção, devemos associá-las aos respectivos cadastros desta base. 

    Lembre-se que a simples existência destas classes não é suficiente para a interpretação da operação, visto que elas não são utilizadas nos lançamentos daquelas operações que estudamos. Daí a necessidade de vincularmos o cadastro de todos os elementos utilizados naqueles lançamentos à estrutura que nós compreendemos como a mais adequada para interpretação da operação. 



    A vinculação dos cadastros às classes contábeis é feita através de uma rotina chamada Classes Contábeis, localizada em Ir Para > Contabilidade > Configurações e Manutenções > Configurações Contábeis. 
     


    Esta rotina apresenta um único parâmetro, o qual mostra todo o esqueleto que criamos no tópico 5. Cada uma das classes desta estrutura deve ser vinculada a, pelo menos, um elemento de cadastro. Naturalmente, durante a contabilização das operações, se houver algum elemento usado nesta e para a qual não exista correspondência neste vínculo, a contabilização será interrompida e uma mensagem de alerta será exibida para o usuário informando a condição de falta de classe contábil associado ao referido elemento. 

    Para fazer a vinculação entre cadastros e classes não existe uma ordem específica para se iniciar. Qualquer classe, independente da posição onde se encontra, pode ser selecionada.

    Caso seja selecionada uma classe intermediária, toda a estrutura de classes abaixo dela pode ser inserida numa mesma tela. Por exemplo: se o usuário selecionar o grupo Imobilizado, poderá acessar o cadastro de todas as subclasses deste. 

     

    A vinculação dos cadastros às classes contábeis pode ser feita com a classe do cadastro ou com o item do cadastro.
    Veja que no exemplo acima as classes contábeis “Edificações” e “Equip de Informática” foram associadas às classes de cadastro de recursos, coincidentemente de mesmo nome. Contudo, qualquer destas vinculações poderia ter sido feita com o próprio cadastro do recurso contido nelas. Para tanto, o usuário deveria clicar na coluna “Recurso” desta tela e selecionar o item desejado.

    Observe que esta tela de vinculação possui alguns elementos para preenchimento, detalhados a seguir: 
    • Chave – este campo é preenchido automaticamente pela rotina e indica a chave no banco de dados da vinculação efetuada. Não é permitido alterar esta informação; 
    • Classe Contábil – é a classe selecionada pelo usuário para fazer a vinculação com o cadastro. Todas as classes contábeis, criadas ou não pelo usuário, devem ter associação; 
    • Início – é a data a partir de quando esta vinculação passa a ter valor nas filtragens contábeis. É uma informação obrigatória; 
    • Fim – é a data até quando esta vinculação tem valor nas filtragens contábeis. Sempre que não se sabe sua validade, deixa-se este campo vazio; 
    • Classe do Recurso – é a classe do respectivo cadastro que irá se vincular (associar) à classe contábil correspondente. Esta informação não é obrigatória. Contudo, na vinculação, ou esta classe é informada ou o item do respectivo cadastro. O nome deste parâmetro muda automaticamente se o usuário tiver selecionado, na primeira tela desta rotina, alguma classe de entidade ou de tabela, isto é, o nome deste parâmetro depende da classe contábil selecionada; 
    • Recurso – é o item do respectivo cadastro que irá se vincular à classe contábil. Caso não seja informado, o preenchimento da classe do cadastro passa a ser obrigatória. 
    O leitor já deve ter percebido a presença de 2 parâmetros estranhos ao conceito de vinculação que estamos fazendo. Trata-se das datas de vigência destas vinculações. Estas datas foram inseridas para garantir flexibilidade de vinculações, permitindo que uma mesma classe ou mesmo item de cadastro fique vinculado a uma classe contábil durante certo tempo, e possa ser vinculado a outra classe distinta em período posterior.

    Quando há necessidade de se fazer isto, informa-se a data final numa vinculação e adiciona-se outra vinculação, para a mesma classe contábil, e com início da vigência posterior à data final da vinculação anterior. 
    Observação: esta característica de se configurar os elementos de uma maneira por certo tempo e de outra numa vigência diferente é usada em todas as rotinas de configuração da automação contábil. 

    Consulta de Classes Contábeis 

    A consulta de classes contábeis é uma ferramenta utilizada para consultar as vinculações cadastradas, bem com a falta de vinculação de elementos cadastrais. Esta rotina é encontrada em Ir Para > Contabilidade > Configurações e Manutenções > Configurações Contábeis > Consulta Casses Contábeis. 


    A rotina apresenta as seguintes variáveis: 
    • Classe Contábil – Selecione a classe Contábil que você deseja configurar. Pode ser selecionada tanto a classe sintética quanto analítica; 
    • Apresenta Somente Classes Vigentes – Marque esta opção se deseja visualizar no relatório apenas as Classes Contábeis vigentes na Data Base indicada; 
    • Apresenta Cadastros Sem Vinculação Contábil – Marque esta opção somente se desejar que sejam exibidos os cadastros que estão sem vinculação a alguma Classe Contábil; 
    • Nível de Expansão da Árvore – Informe o número que indica o nível da expansão da árvore de Classes Contábeis a serem exibidos. O número 0 (zero) indica que o relatório será impresso com todas as classes abertas; 
    • Data Base – É a Data a ser usada como referência para pesquisa de Vínculos vigentes. O vínculo é a correspondência entre a Classe Contábil e a Classe de Cadastro. 
    Preenchidos os parâmetros, o usuário deve clicar no botão Executar. 

     

    INTERPRETAR NA LINGUAGEM CONTÁBIL

    A interpretação das operações na linguagem contábil é a própria classificação destas, a qual se fará por meio de uma configuração específica que faremos na rotina Grupos de Lançamentos Contábeis, localizada em Ir Para > Contabilidade > Configurações e Manutenções > Configurações Contábeis.

    Nesta rotina, teremos de informar, minuciosamente, cada débito e crédito, históricos, valores, data e todos os demais elementos que irão constituir plenamente os lançamentos contábeis. Antes, porém, é fundamental conhecermos que elementos constituem o lançamento contábil. 

    Componentes do Lançamento Contábil

    São componentes de um lançamento contábil: 
    • Classe – é o componente que indica a classe de lançamento contábil onde o lançamento será guardado. As classes servem para fazer diferenciações por tipo de operações escrituradas no movimento contábil. A empresa pode optar por ter classes de movimentações específicas para os movimentos de apuração de resultado, documentos de entrada ou saída, operações financeiras, dentre outras, as quais poderão servir de filtros em relatórios do módulo. Estas classes devem ser previamente definidas e criadas pelo responsável pela informática da empresa ou solicitadas à UNUM. Caso a empresa não queira fazer diferenciações no movimento, usará a classe padrão “Lançamentos Contábeis”;
    • Data – é o componente que indica a data de contabilização do movimento; 
    • Conta – é o componente que indica a conta contábil usada na contabilização. É admitido realizar a configuração usando o código contábil completo analítico ou usando o código da sintética imediatamente superior à desejada; 
    • Entidade – é o componente que indica o centro de custo/resultado ou pessoa que se utilizará para detalhar a conta contábil que está sendo utilizada na contabilização. Geralmente, só as contas de resultado possuem este detalhamento. Esta informação não é obrigatória e deve ser definida pela empresa se será utilizada ou não; 
    • Local de Escrituração – é o componente que indica o local de escrituração (estabelecimento) responsável pela escrituração contábil. Esta informação permite a filtragem dos movimentos realizados em cada estabelecimento, através de relatórios;
    • Unidade de Contabilização – é o componente que indica o estabelecimento responsável pela encadernação dos relatórios contábeis da empresa; 
    • Histórico – é o componente que indica o histórico do respectivo registro contábil. Os históricos são definidos para cada débito e cada crédito; 
    • Valor – é o componente que indica o valor do registro contábil. A obediência à convenção adotada pelo sistema (débitos com valor positivo e créditos com valor negativo) é feita através de dois mecanismos de configuração: através do parâmetro “Status” contido na configuração; ou através do sinal do valor usado na própria operação. Observação: se o parâmetro Status for definido como “Devedor”, será mantido o sinal de valor da própria operação. Se o parâmetro “Status” for definido como “Credor”, o sinal de valor da operação será invertido, isto é, se esse valor da operação for positivo, o valore será creditado.  Regra do Grupo de Lanc Contábil – é o componente que indica a chave da regra contábil selecionada na automação contábil. Esta informação não conterá qualquer dado se os movimentos forem manuais; 
    • Digitador – é o componente que indica o código do usuário que está processando a automação da operação; 
    • Digitação – é o componente que indica a data do dia do registro da operação. Esta data nada tem haver com a data de contabilização do documento; 
    • Grupo de Lançamento – é o componente que indica a chave do registro de grupo de lançamento contábil na qual foram definidos os itens do lançamento automático. Esta informação não conterá qualquer dado porque os movimentos forem manuais. 

    Classes de Lançamentos Contábeis 

    As classes de lançamentos contábeis servem para fazer diferenciações por tipo de operações escrituradas no movimento contábil. O benefício de se utilizar classes de movimentações é a opção de poder filtrá-las nos relatórios do módulo contábil e, por isto, facilitar a conciliação pelos usuários. Estas classes comportam-se como se fossem fichas de um fichário, o qual engloba toda escrituração da empresa. Para cada “ficha” dessas, guardamos movimentos contábeis de mesma natureza. 


    As classes devem ser definidas de acordo com a necessidade de aglutinação dos movimentos gerados. Não se deve nem esmiuçar exageradamente, nem deixar de detalhar as classes. Na figura abaixo, sugerimos uma estrutura de classes de lançamentos intermediária.



    As classes da figura acima e sua finalidade estão comentadas abaixo: 
    • Encerramento – usada para aglutinar todos os registros do encerramento de exercício; 
    • Estoque – usada para aglutinar todas as movimentações envolvendo as operações com requisições e movimentações entre depósitos, exceto as operações com depreciação de bens do patrimônio; 
    • Financeiro – usada para aglutinar todas as operações envolvendo baixa de títulos, transferência entre disponíveis e mudança de carteira de títulos; 
    • Folha de Pgto – usada para aglutinar os lançamentos do provisionamento da folha de pagamento; 
    • Gastos – usada para aglutinar todas as operações com lançamentos de pedidos que representam entradas na empresa (aquisição, entrada de bens, devolução de clientes, etc); 
    • Rendas – usada para aglutinar todas as operações com lançamentos de pedidos que representem saídas na empresa (vendas, saída de bens, devolução a fornecedor, etc); 
    • Patrimônio – usada para aglutinar os registros de depreciações e reavaliações de bens do patrimônio. 
    O usuário pode tomar como referência esta estrutura e criar sua própria estrutura para organizar lançamentos. 

    Criação das Classes de Lançamentos Contábeis 

    A criação das classes de lançamentos deve ser feita via aplicativo IDE, disponibilizada pela UNUM para configuração e manipulação de scripts do sistema, ou através da rotina “Classes Explorer” (no browser). 

    Da mesma forma que na criação de classes contábeis (filtros), também aqui são necessários alguns cuidados para garantir a integridade da estrutura de classes: 
    • O usuário deverá ter poderes de administrador ou de inserção, alteração e exclusão das classes e sub-classes de root > Data > Movimentações > Contábeis > Lançamentos Contábeis; 
    • O usuário só deverá fazer a inserção de classes a partir da base de desenvolvimento da respectiva empresa (base D), utilizando licença custom na inclusão destas; 
    • O usuário deverá habilitar a licença custom sempre antes da inserção de classes e deverá desabilitá-la logo em seguida; 
    • O usuário deverá migrar (copiar) as classes contábeis criadas para as base de homologação (base H) e de produção da empresa, logo após a conclusão destas, para uniformizar o conteúdo existente entre estas; 
    • Caso o usuário que desenvolveu a estrutura não tenha poder para realizar esta atividade, poderá solicitar ao setor de informática da sua empresa ou ao administrador do sistema na empresa. 
    Todos os procedimentos descritos no tópico 1.5 devem ser utilizados na criação e migração das classes de lançamentos para as bases de homologação e de produção. 

    Configuração dos Grupos de Lançamentos Contábeis 

    A configuração dos lançamentos contábeis deve ser realizada na rotina Grupos de Lançamentos Contábeis, localizada em Ir Para > Contabilidade > Configurações e Manutenções > Configurações Contábeis.


    Nesta rotina, o usuário encontrará um único parâmetro com uma lista de opções. Esta lista refere-se às modalidades de lançamentos, estudados no tópico 1.1, e variações destas.

    Importante: devemos ressaltar que as configurações que iniciaremos a partir de agora estarão direcionadas às operações nas quais está previsto serem feitas, de acordo com o estudo realizado no levantamento da estrutura de classes contábeis.
     

    Esclarecemos sobre a utilização de cada uma dessas opções:
    • Grupos de lançamentos para Baixas de Pedidos – serão configurados nesta opção todos os provisionamentos oriundos dos lançamentos de pedidos, devendo ser previstos, inclusive, as operações de pedidos para as quais não se contabilizará. Esclarecemos que não serão contabilizadas as operações para as quais se registrará apenas a liquidação financeira (pgto de impostos, encargos sociais, CPMF, IOF, tarifas bancárias, salários, férias, etc) e aquelas operações para as quais a contabilidade não as queira registrar em contas de compensação; 
    • Grupos de lançamentos para Adiantamento de Títulos – serão configuradas nesta opção todas as liquidações, ainda que parciais, de títulos oriundos de qualquer classificação de pedido que gere títulos no financeiro. Como esta opção envolve, em tese, todos os títulos a receber e a pagar da empresa, devem ser configurados somente aqueles para os quais se prevê que tais adiantamentos possam ocorrer; 
    • Grupos de lançamentos para Baixas de Títulos – serão configuradas nesta opção todas as liquidações de títulos do financeiro, inclusive seus encargos, de qualquer classificação de lançamento de pedido; 
    • Grupos de lançamentos para Baixas de Requisições – serão configuradas nesta opção todas os lançamentos de requisições movimentando ou ajustando os estoques de mercadorias, materiais e ativos patrimoniais, inclusive as decorrentes de reavaliação e depreciação patrimonial. Serão inclusos também os ajustes de estoques de mercadorias decorrentes de procedimento de inventário; 
    • Grupos de lançamentos para Movimentações de Depósitos – serão configuradas nesta opção as contrapartidas das movimentações e ajustes das operações de requisição para as mesmas finalidades daquelas;
    • Grupos de lançamentos para Movimentações de Disponíveis – serão configuradas nesta opção todas as contrapartidas das baixas de títulos, parciais ou não, bem como as operações de simples transferência entre disponíveis (transferência bancária, saques, depósitos, mutuo, aplicações financeiras, resgates, adiantamento a funcionários, etc); 
    • Grupos de lançamentos para Movimentações de Títulos entre Carteiras – serão configuradas nesta opção todas as transferências de títulos entre carteiras que terão repercussão na contabilidade; 
    • Grupos de lançamentos para Negociação Financeira – serão configuradas nesta opção as operações com devolução de cheques e substituição de títulos por outros títulos ou cheques, decorrentes de renegociação de dívidas de clientes, incluindo seus encargos financeiros. Estas operações se utilizam, internamente, das mesmas ferramentas de lançamento com pedidos e baixa de títulos. Contudo, como as mesmas manipulam estes lançamentos de forma não convencional e diferenciada, sua configuração mereceu destaque específico na configuração; 
    • Grupos de lançamentos para Títulos de Pedidos – serão configuradas nesta opção todos os provisionamentos de lançamentos de pedidos que dependam, na sua filtragem, de elementos caracterizados nos títulos originados da operação. Incluem-se nesta categoria apenas as operações para as quais se necessite validar pessoas, carteiras de cobrança ou tipos de documentos informados nos títulos criados. 
    Importante: todos os agrupamentos de opções comentados neste tópico podem ser visualizados no diagrama apresentado no tópico 1.2 deste manual. No tópico seguinte, será esclarecida a utilização destes grupos, bem como o preenchimento de todos os campos que fazem parte da configuração. 

    Configurando Exemplo Prático de Grupos 

    A partir de agora iremos demonstrar a configuração de alguns lançamentos com base no plano de contas exemplo (descrito no tópico 1.4) e, à medida que forem sendo configurados, abordaremos aspectos técnicos relacionados ao funcionamento da rotina.

    O ato de configurar, embora cansativo e, por vezes, repetitivo, requer atenção do usuário e extremo zelo na sua montagem. É recomendável inclusive que, antes da montagem dos lançamentos nesta configuração, o usuário coloque em uma planilha todos os lançamentos, de modo a facilitar a digitação e evitar esquecimentos de lançamentos obrigatórios para as operações. 

    Vale ressaltar ainda que a configuração dos grupos de lançamentos deve obedecer aos princípios da flexibilidade e da  simplicidade, os quais visam reduzir o trabalho de configuração para maximizar a facilidade de sua elaboração. Logo, usaremos da criatividade para aproveitar grupos de lançamentos e compartilhá-los em outras operações nas quais sejam exigidas. 

    Configurando Adiantamento de Título 

    A operação de adiantamento de títulos aqui descrita é aquela vinculada a um pedido pré-existente e não baixado, que o terceiro (cliente ou fornecedor).

    O exemplo iremos mostrar é o da provisão de uma compra de material de embalagem, prevendo existir antecipação ao fornecedor, por conta desta compra, e a baixa financeira da obrigação contraída:
    a) Pela antecipação de valor ao fornecedor antes do recebimento da mercadoria 
    D – adiantamento a fornecedor (sintética 1105)  
    C – caixa ou banco (sintéticas 110101 e 110102) 

    b) Pelo provisionamento da compra 
    D – 11040301 – Compra Mat Embalagem 
    C – fornecedores (sintética 2101 + 6 digitos) 
    C - adiantamento a fornecedor (sintética 1105) 

    c) Pelo diferencial de alíquota 
    D – 420305 – Impostos e Taxas Diversas 
    C – 21020101 – ICMS a Recolher  

    d) Pela liquidação da obrigação 
    D - fornecedores (sintética 2101 + 6 dígitos) 
    C - caixa ou banco (sintéticas 110101 e 110102) 
    D – 310502 – descontos obtidos 
    C – 420301 – juros de mora 

    A configuração desta contabilização será realizada em quatro opções de grupos de lançamentos diferentes, a saber: 
    • o item A – será configurado nas opções Grupos de Lançamentos  para Adiantamento de Títulos e Grupos de Lançamentos para Movimentações de Disponíveis; 
    • os itens B e C – serão configurados na opção Grupos de Lançamentos para Baixa de Pedidos; 
    • o item D – será configurados nas opções Grupos de Lançamentos para Baixas de Títulos e Grupos de Lançamentos para Movimentações de Disponíveis. 
    Vamos recordar o diagrama exibido no tópico 1.2 e identificar os lançamentos acima. Verifique que a letras de cada item de lançamento foram identificadas no quadro representando a operação.

    Importante: as configurações de lançamentos são realizadas imaginando a possibilidade de as mesmas serão de fato utilizadas. Contudo, não existindo operação nas quais elas seriam executadas, o lançamento não é gravado. 



    Iniciaremos a configuração a partir do item A. Acesse tela Grupos de Lançamentos Contábeis, selecione a opção Grupos de Lançamentos para Adiantamento de Títulos e, em seguida, clique no botão Executar. Será exibida janela semelhante à mostrada abaixo.
     


    Nesta tela, são apresentadas duas colunas. Nelas, o usuário deve digitar:
    • Código – é a identificação da configuração que será realizada pelo usuário. O código é uma informação obrigatória e sucinta (com no máximo 25 caracteres); 
    • Nome – é a descrição detalhada da operação que o usuário irá configurar. Esta informação também é obrigatória. 
    Digitadas estas informações, o usuário deve clicar no botão “Mudar a visão” existente na caixa de ferramentas desta grade e visualizará tela semelhante à mostrada abaixo.


    O usuário irá perceber nitidamente a existência de um cabeçalho, composto pelos campos código e nome, conforme exibido acima, e uma grade abaixo da qual são solicitadas várias informações em muitas colunas. É nesta grade que se fará a configuração do lançamento pretendido, indicando cada um dos componentes descritos no tópico 2.1 deste manual.

    A inserção de um registro é feita a partir do botão “Inserir” existente na caixa de ferramentas da grade “Lançamentos das Regras Contábeis para Baixas de Pedidos”, ou pela tecla INSERT do teclado, após ter sido ativado a referida grade.  

    Será exibido um registro na vertical com a exibição completa de todos os campos solicitados na configuração. A nova tela mostrará o cursor posicionado no campo “Início” com a data do dia da configuração. Esta data, naturalmente deve ser alterada para a data da vigência real de todas as configurações a serem digitadas. No nosso exemplo, todas as datas de início de vigência serão a partir de 01/01/2007. 
     

    Após o preenchimento dos campos exigidos, o usuário deve gravar a configuração a partir do botão “Confirmar”. Exibimos abaixo como configurar o lançamento da baixa de adiantamento de título. Veja que, no preenchimento das variáveis, utilizamos algumas fórmulas pré-definidas no sistema, que são exibidas como opções dos respectivos campos. Tais fórmulas serão objeto de estudo do tópico 2.4.2. 

    Abaixo descrevemos a finalidade de todos estes campos: 
    • Início – é a data de início da vigência do registro na configuração. Esta data é obrigatória. No nosso exemplo, informaremos sempre 01/01/2007; 
    • Fim – é a data de fim da vigência do respectivo registro na configuração. Se o usuário não conhece esta data, deve deixar vazia e só deve preenchê-la quando souber dela realmente; 
    • Sinal – este sinal indica o comportamento do registro em relação à operação que será contabilizada. O sinal “(+) Débito” indica que o sinal do valor da operação será mantido para gerar o débito da operação. O sinal “(-) Crédito” indica que o sinal do valor da operação será invertido para a geração do crédito da operação; assim, se o valor da operação for positivo, a inversão do sinal provoca o crédito pretendido. Esclarecemos que o valor das operações de pedidos normalmente é positivo, exceto quando a operação for devolução; 
    • Classe Lançamento – é a classe de lançamentos na qual iremos “guardar” o registro contábil da operação, para posterior consulta. Aqui estamos adotando a estrutura sugerida no tópico 2.2; 
    • Fórmula para Data – selecione a fórmula que identifica a data de contabilização da operação. O sistema oferece apenas uma opção de data possível para contabilização. Contudo, tanto nesta fórmula quanto nas demais solicitadas ao longo desta configuração, o usuário pode criar suas própria formular para buscar a informação em outro local (campo da operação) diverso do adotado como padrão do sistema; 
    • Classe Plano de Contas – é a classe do plano de contas a ser utilizada para pesquisa das contas. Lembre-se de que o sistema permite trabalhar com vários planos de contas simultaneamente, da mesma empresa ou não. Logo, justifica-se a indicação do plano de contas a ser usado em cada configuração de débito ou crédito; 
    • Fórmula para Conta – selecione a fórmula dentre as utilizadas na listagem de opções. Esclarecemos que algumas fórmulas sugerem a criação automática da conta, a partir de um prefixo informado pelo usuário. É o que ocorre, por exemplo na configuração da conta adiantamento a fornecedores.  Como esta conta deve ser criada automaticamente a partir do código sintético 1105 e com seqüencial de 6 dígitos, selecionamos a opção: Prefixo Conta + Seq. Automático por Empresa 6d.ijs. Observe que a conta sintética foi informada no campo “Prefixo da Conta”, o qual será usado pela fórmula, como informado na descrição dela. A este prefixo, será adicionado um seqüencial de 6 dígitos, numérico e crescente para detalhar a conta do respectivo fornecedor dentro do grupo fornecedores do plano de contas. Note também que o sistema dá a opção de criar seqüenciais por empresa (usado neste exemplo) e por entidade. Por empresa entende-se a identificação da pessoa do fornecedor pelos primeiros 8 dígitos do CNPJ da pessoa; e por entidade entende-se a identificação da pessoa por todos os 14 dígitos (no caso de pessoa jurídica) ou 11 dígitos (no caso de pessoa  física). A diferença prática na seleção de uma ou de outra fórmula resulta no detalhamento por empresa, sem levar em conta as filiais da mesma, ou o detalhamento de cada filial da empresa. Esta opção depende do que for definido pelo contador da empresa; 
    • Prefixo da Conta – é o código da conta contábil, no plano de contas desejado, que será utilizado na configuração. Se a fórmula selecionada for “Prefixo Conta + Sufixo Conta.ijs”, esta conta deve ser analítica. Caso a fórmula selecionada sugira a criação da conta a partir de uma conta sintética, esta conta deverá ser sintética; 
    • Prefixo Conta Alternativo – é o código da conta, sintética ou analítica, que será utilizada pela fórmula da conta contábil; 
    • Sufixo da Conta – é a terminação ou sufixo contábil, que será utilizada conforme solicitado pela fórmula de conta contábil. Esta terminação corresponde a um determinado número de dígitos da conta, conforme máscara adotada em cada agrupamento do plano; 
    • Fórmula para Entidade – é a fórmula que indica a utilização ou não, na contabilização, de centro de custo ou de identificação da pessoa, como detalhamento das contas contábeis. Geralmente só as contas de resultado necessitam de detalhamento com centros de custo, embora as patrimoniais possam receber a identificação da pessoa em alguns agrupamentos. O contador da empresa deve definir a utilização ou não deste detalhamento na contabilização; 
    • Fórmula para Histórico – selecione a fórmula a ser utilizada como histórico da operação que está sendo contabilizada. A lista de opções disponível pode ser adicionada de outras fórmulas, de acordo com a necessidade de cada empresa. Os históricos disponíveis sempre solicitam um prefixo e um sufixo, não obrigatórios, os quais serão enxertados ao histórico sugerido pela descrição deste; 
    • Prefixo do Histórico – é o texto livre que o usuário pode digitar e que servirá de prefixo do histórico mencionado pela fórmula de histórico; 
    • Sufixo do Histórico – é o texto livre que o usuário pode digitar e que servirá como sufixo (finalização) do histórico mencionado pela formula do histórico; 
    • Fórmula para Valor – é a fórmula que representa o valor a ser utilizado na contabilização da operação. São destacadas as principais fórmulas de valor, mas o usuário pode inserir outras, conforme a necessidade. Neste exemplo, utilizamos a fórmula “Valor Total - Valor Adiantamento Financeiro.ijs” porque estamos prevendo a utilização de adiantamentos ao fornecedor antes do recebimento da mercadoria; 
    • Fator de Multiplicação do Valor – é o valor que será usado para multiplicar o valor obtido da fórmula para valor, resultando num “valor final” maior ou menor, conforme o fator indicado. Geralmente, este fator serve pra fazer o rateio do valor da operação para contabilizar uma operação em centros de custo/entidades diferentes. Os fatores não são obrigatórios, mas, se informados, devem ter o ponto decimal representado por uma vírgula. Não se deve indicar separador de milhar;
    • Fórmula para Loc Escrituração – é a fórmula que identifica o estabelecimento responsável pelo registro contábil da operação. Esta fórmula identifica este local a partir dos elementos da operação; 
    • Fórmula para Unid. Contábil – é a fórmula que identificar a unidade de contabilização responsável pela impressão e encadernação dos livros contábeis. Esta informação é extraída da operação, a exemplo do local de escrituração; 
    • Digitador – é o nome do usuário responsável pela inclusão do registro ou que efetuou a última alteração do mesmo. Este campo não pode ser alterado pelo usuário; 
    • Digitação – é a data quando o usuário efetuou a inclusão do registro ou quando efetuou a última alteração do mesmo. Este campo não pode ser alterado pelo usuário. 
    Importante: vale lembrar que o histórico é definido por registro de débito e crédito. Logo, é possível ter débitos e créditos com históricos diferentes. Além disso, deve-se lembrar da convenção adotada no sistema para contabilização: valores positivos indicam o débito e valores negativos indicam o crédito. 

    Note que, na configuração de adiantamento de título, destacamos apenas o débito da contabilização. O crédito deve ser configurado na opção Grupos de Lançamentos para Movimentações de Disponíveis, adiante comentada. Lembre-se de que, na baixa de títulos, dois elementos distintos estão presentes na operação, completando-se mutuamente, conforme estudado anteriormente. 

    Configurando Baixas de Pedidos

    Para configurar os itens B e C, acesse a tela Grupos de Lançamentos Contábeis, selecione a opção Grupos de Lançamentos para Baixa de Pedidos e, em seguida, clique no botão Executar. Nas colunas apresentadas, preencha os campos Código e Nome e, em seguida mudar a visão dos registros na caixa de ferramentas desta grade. 

    Os lançamentos descritos nos itens B e C poderiam ser incluídos de forma completa no grupo de lançamentos “Compra de Mat Embalagem” que estamos configurando. Contudo, como a configuração deve ter como característica ser flexível e simples, incluiremos a mesma em dois agrupamentos distintos, de sorte que  poderemos compartilhar o agrupamento do diferencial de alíquota com outras configurações que necessitem do mesmo.

    A forma de incluir é semelhante à maneira usada na inclusão do adiantamento. Abaixo exibimos três telas com as configurações deste lançamento. 
     

     
     


    Nas figuras anteriores, está exibida a configuração do lançamento pelo provisionamento da compra. A inserção das configurações de cada registro é feita uma a uma, inserindo-se a seguinte depois de concluída e confirmada a gravação do registro anterior. 

    Observe que, nesta configuração, as fórmulas de valores utilizadas se complementam e fecham o débito e crédito da operação. Não existindo adiantamento ao fornecedor, o lançamento seria realizado sem o registro correspondente ao valor adiantado.

    A seguir, exibimos a configuração do diferencial de alíquota. Observe que a sua inclusão ocorreu com um cabeçalho diferente, pois, conforme havíamos comentado, estamos procurando flexibilizar e facilitar o trabalho de configuração. Nessa configuração, não estamos utilizando o detalhamento do centro de custo/entidade nos lançamentos. 


     


    Ao final desta configuração teríamos dois agrupamentos (Compra de Mat. Embalagem e Imp Difer. de Alíquota) nas configurações de baixas de pedidos. 

    Configurando Baixa de Título

    A configuração da baixa de títulos é realizada levando-se em conta os dois elementos envolvidos na operação: o título e a movimentação do disponível. Neste tópico estudaremos como configurar a parte do lançamento relacionada ao título e, em tópico separado, a movimentação de disponível. 
     
    Para configurar o item D do exemplo, acesse a tela Grupos de Lançamentos Contábeis, selecione a opção Grupos de Lançamentos para Baixa de Títulos e, em seguida, clique no botão Executar.
     

     

    Devemos apenas acrescentar uma informação no que se refere à utilização da fórmula de valor chamada “Encargos”. A mesma representa o somatório de valor dos juros e das multas. O usuário poderia ter utilizado também a fórmula de valor que retratasse apenas os juros. 

    Configurando Movimentação de Disponíveis 
    A movimentação de disponíveis deve ser configurada levando-se em conta tanto a baixa de títulos de pedidos aprovados quanto na baixa de títulos. Sua presença complementa estas operações financeiras com títulos, visto que indica contra quem será liquidada a obrigação.

    No exemplo exibido no tópico 2.4.1, os créditos de disponíveis caixa e banco foram indicados para servirem de contrapartidas contábeis da operação. Como em nossa árvore de classes contábeis nos referimos a duas classes para caixa (Caixa Tesouraria e Caixa Fundo Fixo), na realidade teremos de configurar três grupos de disponíveis. 

    Acesse a tela Grupos de Lançamentos Contábeis, selecione a opção Grupos de Lançamentos para Movimentações de disponíveis e, em seguida, clique no botão Executar. Adicione os cabeçalhos para: Caixa Fundo Fixo, Caixa Tesouraria e Bancos c/ Movimento. Em seguida, adicione as configurações em cada agrupamento, colocando o prefixo de acordo com a definição do mesmo. Lembre-se de que em todos utilizaremos a classe de lançamentos “Financeiro”. 

    Abaixo exibimos os referidos agrupamentos já configurados:
     

     

    Observe que, nestas configurações, o campo “status” apresenta sempre o “débito” e não permite alteração pelo usuário. Este tratamento é intencional e visa evitar erros de cadastramento pelo usuário. Lembremos que a configuração de débito e crédito nesta rotina na realidade utiliza o sinal de valor da própria operação. Assim, a indicação permanente do débito indica que serão obedecidos, na indicação do débito/crédito, o sinal das referidas operações.

    Configurando Baixas de Requisições 

    Para exemplificar a configuração de baixa de requisições, iremos sugerir os lançamentos abaixo destacados. 
    a) Pela depreciação dos bens de móveis e utensílios 
    D – 420308 – Depreciações e Amortizações  
    C – 13020501 – (-) Dep. De Móveis e Utensílios 

    b) Pela requisição de material de embalagem, retirado para consumo 
    D – 420306 – Material de Embalagem 
    C – 11040203 – (-) Saídas de Mat. De Embalagem 

    A configuração dos débitos indicados nos itens A e B acima é realizada de forma semelhante. Na rotina Grupos de Lançamentos Contábeis, acesse a opção Grupos de Lançamentos para Baixas de Requisições. Depois de carregada, crie os cabeçalhos de acordo com a natureza da operação. Em seguida, adicione as configurações de conta para cada agrupamento. Na figura abaixo exibimos as duas configurações de débito, em grupos distintos para os lançamentos deste exemplo. 
     
     



    Verifique as seguintes diferenças: 
    1. as classes de lançamentos destas configurações são distintas: a depreciação é gravada na classe “Patrimônio” enquanto a requisição comum é gravada em “Estoque”; 
    2. as fórmulas de local de escrituração e de unidade de contabilização são diferenciadas: na depreciação, usaremos o local que está vinculado ao depósito (localização de ativo); na requisição, usaremos o local vinculado ao centro de custo indicado na própria requisição. Esta convenção de utilização depende da forma como está estruturado o plano de centros de custo. Se este plano contiver centros de custo distintos por estabelecimento, isto pode ser feito. Caso contrário, usa-se o local vinculado ao depósito; 
    3. os créditos não foram contemplados na configuração porque os mesmos dependem das respectivas movimentações de depósito, as quais complementam toda operação de baixa de requisição. 

    Configurando Movimentações de Depósitos

    A configuração da movimentação de depósito deve ser realizada levando em consideração as operações realizadas com requisições quanto às movimentações diretas entre depósitos. Geralmente, a utilização com uma ou outra operação não traz qualquer diferença em termos de conta contábil a ser utilizada. 

    No exemplo abordado no tópico 2.4.6, os créditos de ambos os lançamentos devem ser configurados na rotina Grupos de Lançamentos contábeis, com a opção Grupos de Lançamentos para Movimentações de Depósitos. Nesta rotina, o usuário deve incluir os cabeçalhos e adicionar as respectivas configurações conforme cada cabeçalho. Abaixo destacamos as configurações finalizadas. 
     

     
     

    Os mesmos comentários sobre as requisições também valem para a movimentação de depósito. Devemos dar destaque ao campo “status” que, de forma semelhante à configuração das movimentações de disponíveis, também não permitem ao usuário alterar seu conteúdo, significando que o débito/crédito dependerá do sinal da operação. Como em ambas as operações, a movimentação de depósito procura retirar valor dos respectivos depósitos, as contas serão creditadas. 

    Configurando Baixas de Títulos de Pedidos 

    A configuração das baixas de títulos de pedidos representa um caso especial na configuração dos pedidos. A mesma trata das mesmas operações de baixa dos pedidos, com a ressalva de também adicionar nas filtragens das regras desta modalidade informações típicas dos títulos que estes pedidos geram. 

    Seguem abaixo exemplos desta operação, a partir dos lançamentos:
    a) Pelo adiantamento do cliente 
    D – caixa ou banco (sintéticas 110101 e 110102) 
    C – adiantamento de cliente (sintética 2103) 

    b) Pela provisão da venda com duplicata a receber 
    D – clientes a receber (sintética 110201) 
    D – adiantamento de cliente (sintética 2103) 
    C – 310101 – Venda de Mercadorias 

    c) Pela provisão da venda com cheques a receber 
    D – 110202 – Cheques a Receber 
    D – adiantamento de cliente (sintética 2103) 
    C – 310101 – Venda de Mercadorias 

    d) Pela provisão do ICMS das vendas 
    D – 310202 – (-) Impostos s/Vendas 
    C – 21020101 – ICMS a Recolher 

    Vemos neste exemplo o caso da diferenciação das contas devedoras no provisionamento da venda em função do instrumento usado no recebimento dos valores: duplicatas ou cheques. 

    Observamos ainda que os agrupamentos “adiantamento de clientes” e “provisionamento de impostos” não fazem qualquer distinção em função do referido instrumento usado no recebimento. Assim, temos que: 
    • o item A será configurado utilizando a opção Grupos de Lançamentos para Adiantamento de Títulos, da mesma forma que o adiantamento a fornecedor; 
    • os itens B e C serão configurados na opção Grupos de Lançamentos para Títulos de Pedidos; 
    • o item D será configurado na opção Grupos de Lançamentos para Baixas de Pedidos. 
    Exibimos a seguir a configuração do item A, realizada no Grupo de Adiantamentos de Títulos (para a conta credora). A configuração para a conta devedora é a mesma indicada no tópico 2.4.5. 




     

     

     

     

     
     


     


    Por fim, mostramos a configuração do item D abaixo na opção Grupos de Lançamentos para Baixas de Pedidos. 
     

     

    Configurando Situações Especiais 

    Este tópico foi incluído para lembrar as situações onde o usuário não deseja contabilizar. Os motivos podem ser vários, desde operações que não devem contabilizar de fato até as operações que poderiam ser contabilizadas em contas de compensação, mas a empresa não as deseja. 

    Para tanto, o usuário deverá incluir um único grupo de lançamentos por modalidade de opção existente, com apenas um único registro de conta, e utilizando a fórmula de valor “Valor Nulo”. É interessante que o código e a descrição do agrupamento possam destacar a condição especial do referido agrupamento.

    Exemplo de configuração para baixa de pedidos está mostrado abaixo. Observe as seguintes características: 
    • foi usado código “NÃO CONTABILIZE”, que destaca e facilita a identificação desta configuração; 
    • a fórmula de valor usada foi Valor Nulo; 
    • todos os demais elementos utilizados são preenchidos por mera formalidade, visto que não influenciarão no resultado esperado.

    Importante: se as operações de provisionamento da folha de pagamento forem importadas de outros sistemas ou digitadas manualmente, enquadrar-se-ão nos exemplos de configurações especiais nas quais não se deseja contabilização na modalidade de Pedidos.

    Como os referidos pedidos serão criados para realizar a liquidação financeira pelo sistema, apenas as configurações na modalidade de títulos e movimentação de disponíveis serão contabilizadas normalmente, enquanto a de pedidos não será pelo sistema, pelo motivo já exposto. 
     


    Fórmulas dos Grupos de Lançamentos 

    As fórmulas dos grupos de lançamentos são definições, oferecidas pelo sistema ou criadas pela empresa, que contemplam necessidades de configuração dos principais elementos de um lançamento contábil: conta contábil, data, entidade, histórico, valor, local de escrituração e unidade de contabilização. Estas definições são mini-programas escritos na linguagem java script que utilizam os objetos manuseados pelas várias operações do sistema e dele extraem as informações de que necessitam para gera o resultado esperado. 

    Todas as definições são criadas obedecendo às modalidades oferecidas pelos grupos de lançamentos contábeis e, portanto, são independentes entre si. A criação destas sintaxes deve ser feito, somente quando necessário, através da ferramenta IDE. Da mesma forma que as Classes Contábeis e as classes de Lançamentos Contábeis, recomenda-se também aqui a criação das referidas fórmulas na base de desenvolvimento, a qual, posteriormente deve ser copiada para as bases de homologação e de produção. 

    A ferramenta IDE pode ser acessada pelo usuário que possuir o aplicativo iengine instalado em sua máquina. Depois de carregar a base de desenvolvimento (base D) da empresa na qual serão feitas as inclusões, o usuário perceberá a presença de um símbolo do aplicativo próximo ao relógio do Windows. Clicando com o botão direito do mouse em cima dele, será exibida uma lista de opções. 

    O usuário deverá clicar na opção IDE e digitar sua senha para carregar o aplicativo. Quando carregado, o usuário visualizará 2 tipos de guias na parte superior do aplicativo: I(D)E e iDBC s(Q)l. Clique na guia IDE (ou I(D)E ) e acesse  a pasta root > Data > Auxiliares > Vínculos/Vínculos Contábeis > Fórmulas Contábeis. 


    Dentro desta classe, o usuário encontrará outras pastas mencionando o tipo de fórmula contemplada. Abrindo-se qualquer delas, o usuário se deparará com a mesma estrutura de opções estudadas nos grupos de lançamentos contábeis. 

    Não é nosso objetivo neste manual ensinar como criar fórmulas no sistema, a qual, se necessário, deverá contar com o apoio de um programador da empresa. Exibimos abaixo, a título de exemplo, a fórmula “Prefixo Conta + Seq. Automático por Empresa 6d.ijs”, bastante utilizada em nossas configurações. 

    includeOnce -1897050319 /* /data/Auxiliares/Vinculos/Vinculos Contabeis/Formulas Contabeis/Formulas 
    para Conta/contaContabil.ijs */ 
     
    function event( sender, lancamento ) { 
       if ( ! lancamento.contaprefixo ) { 
          throw new Error('Erro ao obter a Fórmula da Conta. Verifique o Prefixo da Conta') 
       } 
     
       if ( ! sender.dataSetDaOperacao.pessoa ) { 
          throw new Error('Não foi informada a Entidade para o Lançamento Contábil') 
       } 
     
       var conta = new ContaContabil() 
       conta.classePlanoDeContas = lancamento.classeplanocon 
       conta.prefixo = lancamento.contaprefixo 
       conta.prefixoAlternativo = lancamento.contaprefixoalternativo 
       conta.criaContaEmpresa = true 
        
       conta.entidade = sender.dataSetDaOperacao.pessoa 
       conta.tamanhoDoSufixo = 6 
     
       var chaveDaConta = conta.criaConta() 
     
       return chaveDaConta 

    2.5 – Consulta Grupos de Lançamentos 

    A consulta chamada “Consulta de Grupos de Lançamentos Contábeis” está disponível em Ir Para > Contabilidade > Configurações e Manutenções > Configurações Contábeis. Ela é utilizada para fazer conferência nos cadastramentos realizados. São solicitados os seguintes parâmetros:
    • Classe do Grupo de Lançamento – Selecione a Classe de Grupos de Lançamentos de acordo com as opções disponíveis. Cada classe indica uma modalidade de lançamento. 
    • Grupo de Lançamento – Selecione o Grupo de Lançamento de acordo com a lista de opções disponíveis. É permitido selecionar mais de um agrupamento. Caso não seja preenchido, todos os agrupamentos da classe serão exibidos. 
    • Apresentação do Grupo – Selecione a forma da ordenação deste relatório. 
    • Apresenta somente Cabeçalho – Marque esta opção se desejar que sejam exibidos apenas os cabeçalhos dos Grupos de Lançamentos. Caso fique desmarcado, serão exibidas todas as configurações existentes nos agrupamentos. 
    • Apresenta Somente Grupos Vigentes – Marque esta opção se desejar que sejam exibidos somente os agrupamentos vigentes na data base informada. Caso fique desmarcado, serão exibidos todos os agrupamentos existentes (vigentes ou não) 
    • Data Base – É a Data a ser usada como referência para pesquisa de agrupamentos vigentes. 
     

     

    Em seguida ao preenchimento dos parâmetros, o usuário deve clicar no botão Executar. Abaixo exibimos exibição do relatório para os lançamentos de adiantamento de títulos configurados nos exemplos desta material. 

     

    ADEQUAR CONFIGURAÇÃO DAS OPERAÇÕES

    O termo “adequar” utilizado neste enunciado implica a maneira de filtrar corretamente as operações e interpretá-las através dos grupos de lançamentos correspondentes. Esta sincronização dos elementos de filtragem (estudados no capítulo 1) com os grupos de lançamentos (estudados no capítulo 2) é realizada a partir de “Regras Contábeis”. 

    As regras contábeis estão disponíveis através da rotina localizada em Ir Para > Contabilidade > Configurações e Manutenções > Configurações Contábeis > Regras Contábeis. Esta rotina apresenta um parâmetro único, que é utilizado para selecionar as modalidades de operações contabilizáveis, mantendo estreita paridade com as mesmas opções disponíveis na configuração dos grupos de lançamentos. 


    A montagem das regras deve seguir, fielmente, as configurações de grupos de lançamentos anteriormente cadastradas, não sendo permitido, em hipótese alguma, o aproveitamento de grupos de lançamentos de uma modalidade para utilização em outra modalidade. Por exemplo, não é permitido aproveitar grupos de lançamentos cadastrados no grupo de lançamentos de títulos de pedidos para utilização nas regras de baixa de títulos. 

    Componentes da Regra Contábil 

    São componentes de toda regra contábil:
    1. as Classes Contábeis, que são usados como filtros das operações; 
    2. os Grupos de Lançamentos Contábeis, que indicam a maneira de contabilizar a operação filtrada. As classes contábeis disponíveis para cada modalidade de operação, selecionada no parâmetro inicial, irão variar. Algumas destas classes (ou filtros) são obrigatórias enquanto a maioria é opcional. Podemos elencar duas dicas básicas no preenchimento destes filtros: 
      • deixá-lo vazio, quando o mesmo não apresentar sub-classes (ou sub-filtros); 
      • informar somente os filtros que identificam e diferenciam a operação das demais na mesma modalidade. 
    De posse destas dicas, iremos exemplificar o preenchimento de várias regras, sempre utilizando a estrutura de classes contábeis elaborada neste manual e os grupos de lançamentos confeccionados. 

    Configurando Exemplo Prático de Regras 

    Elencamos abaixo todos os grupos de lançamentos configurados no tópico 2.4, agrupados por modalidade, para direcionarmos nosso estudo. Nos tópicos seguintes, serão mostradas as regras, bem como comentários sobre a montagem delas.
    • Grupos de Lançamentos para Adiantamento de Títulos 
      • Adto a Fornecedor 
      • Adto de Cliente 
    • Grupos de Lançamentos para Baixa de Pedidos 
      • Compra de Mat. Embalagem 
      • Imp Difer. de Alíquota 
      • ICMS s/Vendas 
      • NAO CONTABILIZE 
    • Grupo de Lançamentos para Baixa de Títulos 
      • Pgto de Fornecedor 
      • Pgto de Encargos 
    • Grupos de Lançamentos para Movimentação de Disponíveis 
      • Caixa Fundo Fixo 
      • Caixa Tesouraria 
      • Banco c/Movimento 
    • Grupos de Lançamentos para Baixa de Requisições 
      • Req. Mat.Embalagem 
      • Depr. Móveis e Utensílios 
    • Grupos de Lançamentos para Movimentações de Depósitos 
      • Dep.Mat. Embalagem 
      • Dep.Acum - Móveis e Utensílios
    • Grupos de Lançamentos para Títulos de Pedidos 
      • Venda c/DP 
      • Venda c/Cheque 

    Configurando Adiantamento de Títulos 

    A configuração de regras para o adiantamento de títulos originados de pedidos deve ser feita a partir da seleção da opção Regras Contábeis para Adiantamentos de Títulos na rotina de Regras Contábeis. Uma vez selecionado, o usuário deve clicar no botão Executar. Será exibida tabela com uma relação de linhas e colunas, onde cada linha indica uma regra e cada coluna indica os filtros (classes contábeis) a serem preenchidas. 

    Para inserir nova regra, o usuário deve clicar no botão “Inserir” na caixa de ferramentas da respectiva grade. Feito isso, será exibido tela na vertical com todos os filtros disponíveis na modalidade selecionada (na parte superior) e uma grade chamada Grupos de Lançamentos Contábeis (na parte inferior) na qual o usuário irá inserir quantos grupos de lançamento necessitar para contabilizar a operação. 
     

    São filtros disponíveis para preenchimento: 
    • Início e Fim – campos que indicam a vigência a regra na respectiva modalidade. Caso o usuário não saiba a data final ou ela esteja imprevisível, recomenda-se deixar o campo fim sem preenchimento; 
    • Classe da Operação – é a classe da operação do título que identifica a natureza dele. São exemplos de classes: Tít Rec e Tít Pág. Aquele é usado para identificar títulos a receber enquanto este identifica títulos a pagar; 
    • Classes Contábil para Pessoa – é a classe que identifica a pessoa usada para identificação do próprio título. Como existe a possibilidade de títulos e pedidos possuírem pessoas diferentes, foram criados filtros distintos, uma para indicar a pessoa do título e outra para identificar a pessoa de origem (a pessoa do pedido). Este último campo foi adicionado nos parâmetros desta modalidade com o título “Classe Contábil para Pessoa de Origem”; 
    • Classe Contábil para Tipo de Documento – é o tipo de documento usado no título para sua identificação; 
    • Classe contábil para Carteira de Cobrança – é a carteira de cobrança que indica com quem está o título (posse); 
    • Classe Operação Origem – indica a classe da operação de pedido que originou o título cuja regra estamos criando. Todos os demais parâmetros que estão abaixo deste também se referem a elementos do pedido; 
    • Classe Contábil para Recurso de Origem – é a classe do recurso utilizado no pedido; 
    • Classe Contábil para Pessoa de Origem – é a pessoa usada no pedido que originou o título; 
    • Classe Contábil para Núcleo de Origem – é o núcleo usado no pedido de origem; 
    • Classe Contábil para Loc. Escritu. de Origem – é o local de escrituração usado no pedido de origem; 
    • Classe Contábil para Tipo de Documento de Origem – é o tipo de documento usado para caracterizar o pedido que criou o título; 
    • Classe Contábil para Estabelecimento de Origem – é o estabelecimento usado para identificar o estabelecimento que criou o pedido do título; 
    • Classe Contábil Lote de Origem – é a classe do lote usado no pedido de origem; 
    • Tit Devolução de Pedido? – este parâmetro pergunta se a regra contábil refere-se a um título originado de uma devolução de pedido ou se é oriundo de um pedido normal. Caso esteja marcado, indica que o título é originado de uma devolução de pedido. Caso existam situações com títulos normais e títulos originados de devoluções, deve-se configurar regras para ambas as opções. 

    Observe na figura acima a maneira como identificamos esta operação. Ela refere-se a um título a pagar, cuja pessoa pertence ao agrupamento de cliente/fornecedores, originado de um pedido de compra de mercadorias para comercialização. Na grade de grupos de lançamentos foi adicionado apenas um agrupamento, para o qual também se indicou vigência inicial.

    Esta flexibilidade de se estabelecer vigência tanto na regra quando na vinculação com o agrupamento, permite que o usuário modifique um agrupamento a partir de certa data, dentro da vigência da mesma regra, isto é, não é necessário criar nova regra para modificar as configurações do grupo de lançamento, desde que suas filtragens estejam corretas.
     
    Um pouco abaixo da grade de grupo de lançamentos, o usuário perceberá a presença de dois novos campos, não editáveis pelo usuário: digitador e digitação. O digitador é o usuário responsável por criar ou modificar a regra contábil e digitação é a data quando a mesma foi realizada.

    Ambos são informações modificáveis automaticamente pelo sistema, ou seja, se a regra foi criada por um usuário, mas modificada por outro, constarão nestes campos o digitador e a digitação que quem a modificou por último. 

    Importante: no cabeçalho da regra e nos itens da grade de agrupamentos de lançamentos contábeis são exibidas as chaves destas no banco de dados. As chaves não são editáveis e são exibidas para facilitar a identificação das mesmas numa futura pesquisa para manutenção. 

    Examine abaixo o adiantamento de cliente. Perceba que se trata de um título a receber de pessoa da classe clientes/fornecedores, originada e operação de venda de mercadoria para consumo. 

    Os campos que indicam classe da operação ou classe da operação de origem são sempre obrigatórios. Este comportamento também se verifica nas demais modalidades de configuração de regras. A filtragem por meio delas admite tanto a utilização de classes filhas (classes mais analíticas) quanto classes mãe (classes sintéticas). Assim, por exemplo, poderíamos ter informado a classe “Vendas” no parâmetro Classe Operação Origem, de modo a englobar todas as modalidades de venda de mercadorias.

    Contudo, a utilização ou não de classes sintéticas deve ser criteriosa, pois abre espaço a inúmeras outras operações para as quais se desejaria efeito contábil diverso. Caso existam exceções na regra que utilize classes sintéticas, uma nova regra deve ser incluída para mencionar a classe analítica que representa a exceção no tratamento. 
     

    Importante: não podem ser incluídas regras sem os respectivos grupos de lançamentos. Se isto for feito e a regra selecionada para contabilização, será exibido erro para o usuário e a operação não será gravada. 

    Configurando Baixas de Pedidos 

    A configuração das baixas de pedidos apresenta classes contábeis bastante parecidas com as de adiantamento de títulos, relativo aos elementos que indicavam a origem. Aqui, todos os elementos são da própria operação de pedido. O último parâmetro (“Devolução de Pedidos”) nos indica se a regra refere-se a um pedido normal (opção desmarcada) ou a um pedido de devolução (opção marcada). 

    Na grade de grupos de lançamentos, foram adicionados dois agrupamentos, cada qual com sua respectiva vigência. Nesta regra está definida que as operações de compra para consumo de material de embalagem que sejam digitadas a partir de um documento fiscal e sejam destinadas ao armazenamento no almoxarifado, devem ser contabilizadas pelos agrupamentos indicados na grade abaixo. 

    Importante: caso a operação de devolução da referida compra ocorresse com o simples estorno, conta a conta, dos mesmos lançamentos destacados nesta regra, o usuário poderia adicionar outra regra, marcando o parâmetro “Devolução de Pedidos” e indicando exatamente os mesmos agrupamentos.

    Este artifício facilita a configuração no sentido de evitar a criação de grupos de lançamentos específicos para este fim. Por outro lado, se a devolução a fornecedor implicar numa maneira diferente de contabilizar, neste caso, grupos de lançamentos específicos terão de ser criados para a nova regra. A estrutura de filtragem desta seria semelhante a da aquisição, demonstrada abaixo, mas com a marcação do parâmetro “Devolução de Pedidos”. 
     


    Abaixo exibimos a configuração da regra para uma operação de venda de mercadorias para consumo, estocadas anteriormente, e escrituradas a partir de documento fiscal. O usuário perceberá que o grupo de lançamentos contábeis vinculados refere-se apenas ao imposto. 

    Lembremos que esta operação apresentava uma característica muito particular de diferenciar a conta devedora em função da carteira de cobrança do título (ver tópicos 2.4.3 e 2.4.8). Assim, a complementação desta configuração será realizada na modalidade Regras de Títulos de Pedidos. 

    Caso não houvesse esse nível de detalhamento, o lançamento contábil da venda seria criado e vinculado juntamente com o imposto, nesta opção de configuração. 
     

    Configurando Baixas de Títulos 

    A configuração dos filtros desta modalidade é idêntica a do adiantamento de título. Lembre-se que ambas indicam títulos que estão sendo baixados em momentos diferentes, um antes da baixa de seu pedido e outro após. 

    No exemplo abaixo demonstramos a regra de um título a pagar, identificado por um documento não fiscal, originado de uma operação de compra de mercadoria para comercialização, feita com um documento fiscal. Note que o grupo de lançamentos relativo aos encargos por pagamento em atraso também estão previstos nesta configuração. 
     

    Configurando Movimentações de Disponível 

    A configuração de regras para movimentação de disponíveis apresenta poucos elementos de filtragem. São solicitadas, além dos parâmetros da vigência: 
    • Classe da Operação – é a classe que indica a maneira como a movimentação está sendo realizada. A classe padrão de uso é "Movimentação de Disponíveis”, mas dependendo da necessidade, outras classes poderão ser criadas; 
    • Classe Contábil para Disponíveis – esta classe indica o próprio “disponível” que está sendo usado na operação. O disponível que comentamos aqui tem o sentido mais amplo, podendo abranger também as pessoas (funcionários, clientes, fornecedores) com quem a empresa possa efetuar movimentação de disponível diretamente e sem intermédio de uma operação de pedido; 
    • Apenas Transf Disponíveis – neste parâmetro o usuário irá indicar se a configuração refere-se a baixa de título (opção desmarcada) ou transferência direta entre disponíveis (opção marcada). Se um disponível pode ser usado tanto na baixa de título quanto na movimentação direta entre disponíveis, então o usuário deverá, obrigatoriamente, criar regras para ambas as situações. Destacamos este exemplo na configuração de caixa fundo fixo, abaixo ilustrada; 
    • Classe Contábil para Tipo de Documento – é a classe contábil que identifica o tipo do documento usado na operação de movimentação de disponível. Dependendo da necessidade, poderão ser criados vários tipos de documento para realçar operação específica. 

     
     

    Nas ilustrações acima mostramos a configuração de um caixa fundo fixo em duas regras distintas, utilizando o esmo grupo de lançamentos contábeis. As configurações de caixa tesouraria e bancos com movimento são criadas da mesma maneira, com regras distintas (uma para baixa de títulos e outra para transferência direta de disponíveis). 

    Importante: as configurações relativas à movimentação de disponíveis para funcionários, clientes ou fornecedores exigem identificação clara por meio da classe da operação ou tipo de documento, além da própria classe do disponível. 

    Configurando Baixa de Requisições 

    A configuração das requisições envolve apenas parte do lançamento contábil, visto que a outra parte esta prevista nas movimentações de depósito. São solicitados parâmetros semelhantes à movimentação de disponíveis, merecendo destaque o parâmetro “Classe da Operação”.

    Neste parâmetro o usuário deve indicar qual tipo de requisição estamos querendo identificar. São padrões do sistema: Req p Consumo, req p Produção, Req p Depreciação, Req p Depreciação da Reavaliação e Req p Reavaliação. Estas 3 últimas aplicam-se exclusivamente à utilização pelo módulo de patrimônio para efetuar o registro da depreciação e da reavaliação. 

    Importante: podem ser criadas classes de requisições específicas para atender necessidade da empresa. 

    Abaixo destacamos regra para depreciação normal de móveis e utensílios e requisição de material de embalagem. 
     
     

    Configurando Movimentações de Depósitos 

    A configuração das movimentações de depósito possui, a exemplo das movimentações de disponíveis, poucas opções de filtragem. Merecem destaque a classe da operação, a classe do recurso e a classe do depósito.  

    A classe da operação nos indica a maneira como a movimentação está acontecendo. Estão disponíveis as classes “Movimentação de Depósitos” e “Movimentação de Depósitos Negativa”. Podem ser criadas outras classes para atender necessidade da empresa. 

    As classes de recurso e de depósito indicam, respectivamente, a natureza do bem que está sendo movimentado e de onde ou para onde estão sendo movimentados (depósito ou almoxarifado). Na primeira ilustração abaixo informamos que o recurso “Móveis e Utensílios” movimentava depósito de localização de bens em uso, o qual é específico para utilização pelo patrimônio. Na segunda ilustração, o material de embalagem está sendo movimentado de um almoxarifado comum. 


     

    Configurando Baixas de Títulos de Pedidos 

    A configuração da baixa dos títulos de pedidos é complementar à configuração da baixa de pedidos. Conforme dissemos anteriormente, a utilização ou não desta modalidade está diretamente ligada à necessidade de identificar a forma de contabilização dos pedidos por alguma característica ou elemento próprio dos títulos. 
     

    Foi isso o que aconteceu na configuração da venda de mercadorias com boleto e com cheque. Houve a necessidade de se criar uma regra de pedidos para contabilizar os impostos na modalidade de baixa de pedidos. O lançamento da venda deve ser configurado na modalidade de baixas de títulos de pedidos. 
     


    Observe nas ilustrações acima que as mesmas fazem uma mesclarem de filtros de títulos e de pedidos. Na primeira ilustração, identificamos um título a receber que está na carteira de cobrança de boleto e que foi originada de uma operação de origem que manipulava mercadorias. O mesmo ocorre na segunda ilustração, com a diferença de pertencer o título a carteira de cheques. 

    Tanto numa quanto na outra ilustração não se menciona claramente qual foi a operação de pedido que gerou o título. Especifica-se apenas o recurso movimentado e indica-se que o título foi oriundo de uma operação normal de pedido, ou seja, não se referia à devolução da operação. 

    Configurando Situações Especiais 

    Abaixo demonstramos operação especial na qual não se quis contabilização. Trata-se de operação de entrada de mercadorias em transferência de outra filial. A mesma lógica de preenchimento pode-se adotar para outras operações que não se deseje o registro contábil (transferência de ativos, saída e entrada comodato, saída e entrada para conserto, etc.). 

    Observe que foi adicionado como grupo de lançamento o “Não Contabilize” com a vigência desejada. 
     


    Importante: não podem ser incluídas regras sem os respectivos grupos de lançamentos. Se isto for feito e for selecionada a regra para contabilização, será exibido uma mensagem de erro e a operação não será gravada. Ainda em situações especiais onde não se deseja contabilizar, tem-se de incluir grupo de lançamento com a definição especial utilizando valor nulo na fórmula para valor. 

    Consulta de Regras Contábeis 

    A consulta das regras contábeis é um relatório que é usado para conferência das regras cadastradas, em todas as modalidades. 
     


    São os seguintes os parâmetros solicitados: 
    • Classe de Regra Contábil – é a modalidade de configuração que desejamos conferir. Só é admitido selecionar uma modalidade por vez; 
    • Classe Operação – é a classe de operação específica que desejamos conferir. As classes exibidas para seleção dependem da modalidade filtrada no parâmetro anterior. É admitida indicação de mais de uma classe de operação para seleção. Caso este parâmetro seja deixado sem preenchimento, todas as classes serão exibidas; 
    • Regra Contábil – é a chave da regra que desejamos selecionar. Esta chave está indicada no topo de cada regra na respectiva rotina de cadastramento de regras. Caso não seja especificada, serão exibidas as regras que obedecerem aos demais parâmetros; 
    • Apresenta Somente Regras Vigentes – se este parâmetro estiver marcado, somente as regras que estiverem vigentes na data base indicada serão exibidas. Caso não seja marcado, todas as regras, vigentes ou não, serão exibidas; 
    • Data Base – é a data de referência para apresentação das regras válidas. 
    Depois de preenchidos os parâmetros, o usuário deve clicar no botão Executar.



    Este relatório apresenta agrupamento por classe de operação, abaixo da qual são elencadas todas as regras, com seus elementos de filtragem (classes contábeis), bem como os grupos de lançamentos que estão vinculados.  

    Se, durante a conferência deste relatório, for identificada alguma regra sem grupo de lançamento contábil, deve-se providenciar a sua implementação antes da mesma entrar em operação, evitando erro futuro durante a execução das operações pelos usuários dos diversos setores. 

     

    SIMULAÇÃO DE CONTABILIZAÇÃO

    Esta rotina é uma importante ferramenta para testar as definições de regras, classes contábeis e grupos de lançamentos como se a operação estivesse ocorrendo de fato. Esta simulação utiliza as mesmas modalidades utilizadas nas definições de regras e grupos e solicita os principais elementos da operação, necessárias a identificação da mesma por meio das classes contábeis.

    Uma vez preenchidos estes dados, a rotina irá exibir em tela os pseudo-lançamentos contábeis correspondentes à operação simulada. 

    Caso algum problema exista na filtragem das classes, será exibido relatório mostrando os detalhes das classes contábeis não encontradas na tabela de regras. Caso o problema seja nos grupos de lançamentos, talvez o lançamento contábil seja exibido, mas com diferença entre débito e crédito.

    Neste caso, deve-se examinar as fórmulas de valor dos grupos da regra selecionada ou os itens dos grupos de lançamentos, conforme o caso. 

    Importante: a mesma ferramenta da simulação também estará presente nas operações normais utilizadas pelos usuários, pois quando da gravação das referidas operações, caso ocorra erro por falta de regra válida, classes contábeis não filtradas ou diferença débito/crédito, será exibido relatório de erro, similar ao oferecido por esta rotina. 

     

    CONFIGURAÇÃO DOS SCRIPTS

    Este capítulo objetiva aprofundar conhecimento sobre como as regras conseguem “enxergar” as operações para, então, interpretarem e executarem as definições de grupos de lançamentos. Assim, ele se destina mais as pessoas da área de informática que propriamente aos usuários responsáveis pela configuração, o que não impede de ser apreciado pelos demais usuários responsáveis pela configuração. 

    Para realizar estas configurações, deve-se utilizar a ferramenta IDE a partir do aplicativo iengine instalado em sua máquina. Da mesma forma que as configurações de classes contábeis e fórmulas específicas da empresa, esta configuração também deve ser realizada na base de desenvolvimento (base D) e copiada posteriormente para as bases de homologação e de produção. 

    Depois de carregar a base de desenvolvimento (base D) da empresa na qual serão feitas as inclusões, o usuário perceberá a presença de um símbolo do aplicativo próximo ao relógio do Windows. Clicando com o botão direito do mouse em cima dele, será exibida uma lista de opções. 

    O usuário deverá clicar na opção IDE e digitar sua senha para carregar o aplicativo. Depois de carregado, o usuário visualizará 2 tipos de guias na parte superior do aplicativo: I(D)E e iDBC s(Q)l. Clique na guia IDE (ou I(D)E ) e acesse a pasta root > Products > custom > library. 

    Neste endereço, deverá inserir os scripts custom que farão a ponte entre a “operação” e as definições de regras. 
     

    Cada script possui um loop interno que lê cada item da operação e manda estas informações para o objeto de contabilização (interpretador) que fará de decomposição de seus elementos para identificar os filtros (classes contábeis) usadas pela operação para iniciar a pesquisa da regra válida.  

    O nome que irá identificar estes scripts-ponte pode ser definido a critério, mas recomenda-se sempre mencionar a tabela que movimentam, como na ilustração acima. A definição do mime Type será sempre application/x-javascript. 

    Abaixo ilustramos o exemplo do script básico que manipula a tabela de pedidos. 

    Script contabilizaPedidos.ijs 
    includeOnce -1897050332 /* /products/INTEQerp infrastructure/library/contabil.ijs */ 
     
    function event( operacao ) { 
       var contabil = new Contabilizacao( operacao ) 
       for ( operacao.pedido.first(); !operacao.pedido.eof; operacao.pedido.next() ){ 
          contabil.contabiliza() 
       } 

    Como esses scripts-ponte são específicos de cada empresa e podem conter variações de tratamento em função da necessidade de se obter alguma informação adicional não prevista originalmente nas tabelas que ela manipula, devem ser claramente identificados para o sistema, mencionando-se suas chaves no script startup localizado em root > configuration > startup. Esse script, por sua vez, também deve ser custom, uma vez que é comum as bases de desenvolvimento, homologação e produção. 

    No script de startup devem ser inseridas linhas, semelhantes à exemplificada abaixo, mencionando-se as chaves específicas dos scripts-ponte criados, logo após a igualdade.
     
    //=========== ESPECÍFICO DA CONTABILIDADE ===== 
    // Operação Título 
    session.erp.operacaoTitulo.noContabiliza = -1895831496    
    // Operação Pedido 
    session.erp.operacaoPedido.noContabiliza   = -1895831497  
    // Operação Transferência de Disponível 
    session.erp.operacaoTransferenciaDisponivel.noContabiliza = -1895831498  
    // Operação Transferência de Depósito 
    session.erp.operacaoTransferenciaDeposito.noContabiliza = -1895831499  
    // Operação Requisição 
    session.erp.operacaoRequisicao.noContabiliza = -1895831500  

    Abaixo resumimos os elementos de configuração que se interpõem entre a operação e as definições de regras contábeis. 


     

    Anexo A

    Estrutura do Plano de Contas

    CÓDIGO DESCRIÇÃO
    1 ATIVO
    11     CIRCULANTE
    1101
    DISPONÍVEL
    110101 CAIXAS
    110101001 Caixa Tesouraria 
    110101002 Fundo Fixo 
    110102 BANCOS C/MOVIMENTO 
    1101020001 Banco do Brasil c/c 123456 
    1101020002 Banco Safra c/c 456789 
     110103 APLICAÇÕES DE CURTO PRAZO 
    11010301 RENDA FIXA 
    110103010001 Banco do Brasil aplic 4455 
    110103010002 Banco Safra aplic 6699 
    1102 CRÉDITOS A RECEBER 
    110201 CLIENTES A RECEBER 
    110201000001 Aderbal Firmino 
    110201000002 Antonio Fiúza 
    110201000003 CDA Comercial 
    110202 Cheques a Receber 
    11020209 (–) Provisão de Devedores Duvidosos 
    1103 OUTROS CRÉDITOS
    110301 ADIANTAMENTOS P/VIAGEM 
    110301000001 Anderson de Sousa 
    110301000002 Talita Andrade
    110302 ADIANTAMENTOS A FUNCIONÁRIOS 
    11030201 Adiantamento Salarial 
    11030202 Empréstimos a funcionários 
    110303 CRÉDITOS FISCAIS 
    11030301 ICMS a recuperar 
    1104 ESTOQUES
    110401 Mercadorias 
    11040101 Compra de Mercadorias 
    11040102 (–) Devolução de Compra de Mercadorias
    11040103 (–) Saídas de Mercadorias
    110402 Material de Embalagem 
    11040201 Compra de Mat Embalagem 
    11040202 (–) Devolução de Compra Mat. Embalagem 
    11040203 (–) Saídas de Mat. Embalagem 
    110403 Material de Consumo
    11040301 Compra de Mat. Consumo 
    11040302 (–) Devolução de Compra de Mat. Consumo 
    11040303 (–) Saídas de Mat. Consumo 
    1105 ADIANTAMENTOS A FORNECEDORES 
    110501 Abl Comercial Ltda 
    1106 DESPESAS ANTECIPADAS 
    110601 Jornais e Periódicos
    12 REALIZÁVEL A LONGO PRAZO 
    1201 CRÉDITO DE DIRETORES
    120101 Marcelo Bastos 
    13 PERMANENTE 
    1301 INVESTIMENTOS 
    130101 INVESTIMENTOS NO PAÍS 
    13010101 Imóveis de Renda
    13010102 Ações da Petrobrás
    130102 INVESTIMENTOS NO EXTERIOR
    1302 IMOBILIZADO
    130201 EM USO
    13020101 Terrenos
    13020102 Móveis e Utensílios
    13020103 Veículos
    13020104 Edificações
    13020105 Equipamentos de Informática 
    130202 EM ANDAMENTO
    13020201 Edificações em Andamento
    130205 (–) DEPRECIAÇÃO ACUMULADA
    13020501 (–) Dep. De Móveis e Utensílios
    13020502 (–) Dep. De Veículos
    13020503 (–) Dep. De Edificações
    13020504 (–) Dep de Equip. de Informática
    1303 DIFERIDO
    130301 Desp. Pré-operacionais
    2 PASSIVO
    21 CIRCULANTE
    2101 FORNECEDORES
    2101000001 Avanço Ltda
    2101000002  Castem S/A
    2102 OUTROS DÉBITOS
    210201 OBRIGAÇÕES FISCAIS
    21020101 ICMS a Recolher 
    21020102 IPTU 
    21020103 Contribuição Sindical Patronal
    21020104 IR a Recolher 
    210202 OBRIG. TRABALHISTAS E PREVIDENC.
    21020201 FGTS a Recolher
    21020202 INSS a Recolher
    21020203 Salários a Pagar
    21020204 Férias a Pagar
    21020204 13 Salário a Pagar
    21020205 Contribuição Sindical
    21020206 Pensão Alimentícia
    2103 ADIANTAMENTOS DE CLIENTES
    2103000001 Manoel Ribeiro
    2104 EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
    21040001 Banco Safra contrato 963
    22 EXIGÍVEL A LONGO PRAZO
    2201 EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS
    22010001 Banco Safra contrato 789
    24 PATRIMÔNIO LÍQUIDO 
    2401 CAPITAL SOCIAL
    240101 Capital Social Subscrito e Integralizado
    240102 (–) Capital social a Integralizar 
    2402 RESERVA DE CAPITAL
    240201 Correção Monetária
    2406 LUCROS OU PREJUÍZOS ACUMULADOS
    240601 Lucros ou Prejuízos Acumulados
    3 RECEITA 
    31 RECEITA OPERACIONAL
    3101 RECEITA DE VENDAS 
    310101 Venda de Mercadorias 
    3102 (–) DEDUÇÕES
    310201 (–) Devoluções de Vendas
    310202 (–) Impostos s/Vendas
    3105 RECEITAS FINANCEIRAS
    310501 Juros de Mora
    310502 Descontos Obtidos 
    310503 Rendimento de Aplicações Financeiras
    32 RECEITA NÃO OPERACIONAL
    3201 Ganho na Alienação de Imobilizados
    4 CUSTOS E DESPESAS
    41 CUSTOS
    4101 Custo da Mercadoria Vendida 
    42 DESPESAS
    4201 DESPESAS ADMINISTRATIVAS 
    420101 Salários
    420102 Vale Transporte 
    420103 Seguro de Vida
    420104 Exames Médicos 
    420105
    Cursos e treinamentos
    4202 DESPESAS COMERCIAIS
    420201
    Comissões
    420202
    Publicidade e Propaganda
    420203
    Viagens e Estadia
    4203
    DESPESAS GERAIS
    420301
    Energia Elétrica
    420302
    Comunicação e Internet
    420303
    Cópias e Encadernações
    420304
    Manutenção de Veículos
    420305
    Impostos e Taxas Diversas
    420306
    Material de Embalagem
    420307
    Material de Consumo
    420308
    Depreciações e Amortizações
    420309
    Serviços Prestados Pessoa Física
    420310
    Serviços Prestados Pessoa Jurídica
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