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guia do controle de portaria (em atualização)



Introdução

O objetivo deste guia e orientar os usuários na utilização das principais funcionalidades e procedimentos do módulo de controle de portaria, a sequência em que é realizada a apresentação busca ser a mais didática e facilitadora possível para a operações do módulo.

Este módulo é destinado a realizar o controle de acesso de pessoas a determinada área controlada/restrita, como condomínios, empresas, centro de processamento de dados, instituições de ensino, hospitais entre outros. Este módulo possui fácil integração à equipamentos externos como portas eletrônicas, catracas, torniquetes, cancelas e outros para trabalhar de forma conjunta para fornecer maior segurança e controle para a sua empresa. Além de ser uma ferramenta ferramenta facilitadora para os responsáveis pelo acesso, este módulo é possível ser utilizado em ambientes com diversos pontos de entrada, grande volume de pessoas e acesso de visitantes, com um gerenciamento on-line via browser, realizando de forma simples, o rastreamento, identificação, analise gerencial de todos os acessos as áreas controladas.

Este módulo é uma especialização do módulo de tarefas, em uma especialização são utilizados os conceitos base de um módulo  para este caso o tarefa.Foram criadas particularidades utilizadas apenas para controlar o acesso, como a utilização do campo identificação. Este campo utiliza as identificações cadastradas no sistema que é colocado em uso ao ser inserido em uma tarefa e até que ela seja concluída, onde automaticamente volta a ficar disponível para o seu uso em uma nova tarefa. 

Seguindo a linha de facilitação do entendimento vamos utilizar um case de um controle de acesso para uma visita agendada com antecedência para realizar uma vistoria nos equipamentos de uma determinada área controlada, será utilizando um fluxo de operação simplificado, pois fluxos podem ser criados de acordo com a necessidade e operação do cliente.

O controle será iniciado com antecedência com o agendamento da visita, onde desta forma será criada a tarefa de controle de portaria com os dados iniciais que ficará pendente de iniciar a sua execução, e será apresentada na página do porteiro(responsável) como uma tarefa pendente.

No momento em que a pessoa chega  a portaria é informa a atividade, neste caso a visita que estava programada para ser realizada. Por meio de um botão pendência que traz todas as pendências do porteiro, disponível no cabeçalho do sistema será possível a localização da tarefa. Caso o porteiro/responsável necessite de uma consulta mais específica é possível a realização da consulta, utilizando os relatórios disponibilizados no módulo.

Com a localização da tarefa será feito o incremento dos dados caso necessário e a inserção da identificação para o acesso do visitante. No momento em a identificação é entregue ao visitante é feita a liberação no sistema, para circulação na área controlada na empresa. O porteiro coloca a tarefa "em execução", registrando assim o momento da entrada com os detalhes da atividade. Durante a atividade caso seja necessária a realização de uma pausa por exemplo o almoço, é possível parar a tarefa e manter a tarefa "em execução"

Após a visita técnica ser concluída a pessoa retornar a portaria para que seja liberada a sua saída. O porteiro recebe a identificação e inserir um evento que conclua a tarefa no sistema, com a tarefa concluída será liberada a identificação no sistema para utilização em uma nova tarefa.

Pré-requisitos

Para iniciara a utilização do módulo sugerimos que primeiro seja realizada a leitura do guia de conceitos básicos do sistema UNUM, nele é feita a descrição detalhada dos termos e conceitos utilizados no sistema. Após dos conceitos do sistema é importante ler os conceitos que são apresentados no guia do tarefa, onde é feita a descrição dos termos que utilizaremos. Estes dois guias servirão de base para entendimento dos termos e operação do guia de controle de portaria.

Conceitos do controle de portaria

O controle de portaria é destinado a controlar o acesso, é composto pelo processo de autenticação, autorização e auditoria. 
Neste contexto o controle de acesso pode ser entendido como a habilidade de permitir ou negar o acesso à áreas controladas.

Identificação

A ocorrência/registro de um acesso a uma área controlada é representado por uma tarefa no sistema, que é criada dentro de uma classe especifica de controle de portaria e obedece a um fluxo de operações determinado conforme a necessidade. Na tarefa são adicionados os dados detalhados da atividade durante o preenchimento dos campos, realizando assim a autenticação/identificação de acessa à área restrita, feita pelo responsável por controlar o acesso. 

Entrada

Autorização de acesso a área controlada, dada normalmente pelo solicitante da tarefa ou responsável pelo controle, entende-se que a entrada foi autorizada no momento em que é colocada a tarefa de controle de portaria é colocada "em execução", sinalizando assim que a atividade já foi iniciada e os devidos controles realizados e registrado os detalhes da entrada, período de atendimento 

Saída

Conclusão da tarefa, registrando assim a finalização da atividade e o registro da saída. Com a finalização do apontamento que coloca a tarefa em uma situação de "concluída", é finalizado a atividade e liberada a identificação para uma nova utilização.

Auditoria

Auditoria será o exame cuidadoso e sistemático dos acessos e atividades desenvolvidos para uma determinada empresa, filial ou setor, cujo objetivo é averiguar se elas estão de acordo com as disposições planejadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas utilizando os relatórios de consulta disponibilizado no sistema. Com o sistema UNUM é possível a realização de auditoria em tempo real durante o atendimento das tarefas  ou posterior. As informações que são tipicamente relacionadas é a identificação da pessoa que tiveram acesso a área, a natureza da atividade realizada e o tempo que utilizado para atende-la. Estas informações podem ser consultadas de forma personalizadas de acordo com a necessiade utilizando nos filtros dos relatórios os campos utilizados nas tarefas de controle de portaria.

Cadastros e configurações

Antes de iniciar a utilização do módulo serão necessárias a realização de uma série de cadastros e configurações detalhadas nos links, cadastros do controle de portariaconfigurações do controle de portaria

Acesso a área controlada

Para que seja possível o acesso a área controlada, poderá ser realizado de duas formas, podendo ser um acesso com um agendamento prévio ou não. O que vai diferenciar uma tarefa da outra, será o momento da de sua criação. No acesso com agendamento a tarefa será criada com antecedência pelo solicitante ou responsável da área. As tarefas irão ficar na página inicial do sistema no cabeçalho no botão pendência.

Criando a tarefa de controle de portaria 

Para registrar o acesso a área restrita deve ser criada uma nova tarefa através do processo: Unum > Controle de portaria > Controle de portaria.Para a criação da nova tarefa que registra o acesso a área restrita deve ser utilizado o  botão "Nova" apresentado no cabeçalho ao acessar o processo "Controle de portaria".

Na tela seguinte será apresentada a tarefa, ao criar a tarefa deve ser ser observado principalmente o campo classe que determina o fluxo da tarefa e a
campo chave que será a identificação única da tarefa. Por padrão o campo classe que é que utilizado para diferenciar o tipo de tarefa associada a determinado fluxo, vem preenchido com a classe mãe"Controle de portaria" e o estabelecimento e local de escrituração preenchido de acordo com a entidade do usuário logado no sistema.
Será apresentado também em informações adicionais as grades que foram associadas ao fluxo na classe da tarefas.

Na tarefa devem ser observados o preenchimento de todos os campos necessários e em caso de dúvidas de seu preenchimento pode ser lido o help de cada campo.

Autorizando o acesso

O acesso é autorizado no momento em que é iniciado um apontamento que é o registro do acesso a área controlada. O processo utilizado está localizado em: Unum > Controle de portaria > Controle de portaria. 

Para localizar a tarefa que deve ser iniciado o apontamento podemos utilizar uma  pesquisa no processo de tarefa, utilizado o  botão "pesquisar" apresentado na no cabeçalho da pesquisa que pode ainda realizadas um série filtros utiliza os campos apresentados, que em caso de dúvida pode ser verificado o seu help's ou  localizar as tarefas por meio dos relatórios descritos no ponto abaixo auditoria, ou mesmo usando o botão 'pendências', localizado no cabeçalho do sistema.

Após a tarefa de controle de portaria ser localizada, deve ser selecionada a identificação que será entregue a quem está entrando, na seguência confirmada a tarefa. Neste momento deve ser inserido um apontamento na grade "Apontamentos de tarefa" utilizando o botão "inserir" e na seguência confirmando. Iniciamos assim a seguência de atendimento do fluxo estabelecido para a classe da tarefa. É importante ser observado que após o post a tarefa terá sua situação alterada no campo situação.

Com  a tarefa em uma situação "em execução", começa a registro do tempo de atendimento da atividade. Durante a realização dos apontamentos a tarefa pode passar por várias situações do tipo "execução", de acordo com o fluxo criado para atender a necessidade e particularidades do cliente. Para uma parada para almoço basta apenas que no fluxo um situação em execução tenha a possibilidade de ir para outra situação em execução.

Conclusão

Para dá saída e concluir a tarefa que registrou o acesso, deve ser seguido o mesmo procedimento para localizar a tarefa descrito na autorização do acesso. Com a tarefa localizada deve ser deve ser realizada a finalização do apontamento em aberto que está em um situação "executante", a finalização é feita utilizando o botão "finaliza apontamento" na grade "apontamentos de tarefas". 

Na seguência deve ser inserido um novo apontamento na grade "apontamentos de tarefas", de uma situação que conclua a tarefa. Neste momento pode ser observado que a situação da tarefas será alterado para a situação "concluída" e a identificação utilizada passa a está disponível para utilização em uma nova tarefa.

Auditoria de acesso a área controlada

Caso seja desejado ou até mesmo no dia a dia em determinados momentos pode ser necessária a realização de uma auditoria nos acessos. As análises podem ser feitas com um leque de variáveis utilizando os filtros disponibilizados nos relatórios, conforme a sua necessidade. Poderá ser realizada a análise dos tempo versus o serviços, bem com distinguir por estabelecimentos a demandado de acesso para determinado tipo serviço, ou mesmo por situação ou período.

Acompanhamento de tarefas

Utilizado para realizar a análise das tarefas de controle de portaria, em uma visão macro. Possibilita a verificação das tarefas de controle de portaria usando uma série de filtros que podem ser usados com variáveis. Sejam elas pela chave da tarefa, pela classe, pelo período, por situação, etc.. podendo apresentar o resultado ainda com agrupamentos, facilitando a visualização dos resultados. Sua localização na árvore do sistema é: Unum > Controle de portaria > Acompanhamento de tarefas.

Apontamentos de tarefas

Este relatório é utilizado para realizar uma análise detalhada nos apontamentos das tarefas de controle de portaria, apresentado de forma objetiva os apontamentos, as situações e seus tempos,  podendo ser utilizado como filtro o período, chave da tarefa e apresentado os resultado com agrupamento. Sua localizado na árvore do sistema  Unum > Controle de portaria > Apontamento de tarefas.

Tópicos avançados

Existe a possibilidade de se trabalhar com um maior gral de restrições e configurações para este módulo uma vez que ele é uma especialização do módulo de tarefa, utilizando configurações disponíveis em configurações do tarefa.