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Guia de Requisição do Módulo Estoque


Introdução

A UNUM disponibiliza para seus usuários os controles necessários para o gerenciamento de todas as requisições de recursos para consumo realizadas na empresa. Permite também ter um acompanhamento detalhado do consumo de recursos por centro de custo ou até mesmo por requisitante. 

Este manual tem por objetivo orientar a todos os usuários que utilizam o módulo de “Requisição de Recurso” na realização das tarefas de requisitar recursos e aprovar, baixar ou cancelar requisições já informadas. Serão apresentadas as principais funcionalidades e exemplos dos procedimentos mais freqüentes do módulo.

Considerando-se a complexidade de um ERP, não serão descritos nesse guia termos introdutórios do sistema. 

Pré-Requisitos

O processo obedece as regras ditadas pelas configurações de permissões a serem conferidas a cada usuário. Antes de se iniciar o uso do processo é importante definir as pessoas que terão o poder de criar, aprovar ou baixar uma requisição. Tal configuração pode ser feita através do caminho Unum>Admin>Segurança>Permissões>Permissões caminho na árvore de permissões Raiz>Dados>Transacionais>Operações>Requisições. 

Conceitos Básicos do Sistema UNUM

  • Estabelecimentos
  • Locais de escrituração
  • Centro de custo ou resultados
  • Almoxarifado
  • Classes
  • Pessoas
  • Recursos

Definições

O processo de requisição no sistema funciona de forma a possibilitar aos usuários realizar e registrar as solicitações de recursos dos estoques da empresa para  o consumo interno. O uso do processo serve para registrar as saídas de recursos dos estoques, definindo e imputando os custos de materiais aos diversos setores de uma empresa.

O processo de requisição de recurso inicia-se no momento em que um usuário preenche uma requisição eletrônica solicitando um determinado recurso. Feito isso, deve-se observar que uma requisição possui três situações básicas:
  • Pendente é aquilo que não está concluído, não terminado, não acabado, não atendido.

Dizemos que uma requisição está pendente, quando o material requisitado não foi totalmente entregue. Isso significa que, caso uma requisição esteja atendida parcialmente, estará pendente.

  • Aprovado é aquilo que está confirmado, liberado, autorizado, sancionado.

O ato ou efeito de aprovar somente pode ser exercido pelos usuários que possuam esta permissão. Assim, todas as requisições, pedidos ou provisões, obrigatoriamente, têm que ser aprovados. Não produzirão informação operacional (que seja válida) enquanto estiverem não-aprovados.

Após estar aprovada, a operação ficará travada, ou seja, não poderá ser alterada. Deverá ser desaprovada para sofrer modificação. As definições de quem tem poder ou não para aprovar e o que pode aprovar, devem ser configuradas pelo administrador do sistema. 

O ato de aprovar no sistema  faz com que as requisições automaticamente e preenche os campos “Aprovação” e “Aprovador” com a data e o código do usuário que clicou nesse botão.

SOMENTE QUEM TEM PERMISSÃO PARA APROVAR PODE DESAPROVAR E/OU CANCELAR A OPERAÇÃO.

  •   Baixado é aquilo que está realizado, resolvido, efetuado, executado, atendido.

O ato de baixar, resolver, efetuar, executar, denota realização. O objetivo de toda operação que é registrada no sistema é ser efetivada. As requisições e os pedidos, quando são baixados, criam lançamentos de entrada ou saída nos depósitos (estoques) da empresa, automaticamente, assim como o seu cancelamento, retroage os lançamentos feitos anteriormente.

A baixa de requisição é a efetivação, total ou parcial, de uma requisição aprovada e pendente. É sempre uma “partida dobrada” criando um ou mais lançamentos na movimentação de depósitos. Esta baixa pode ainda ser feita de maneira parcial, alterando-se a quantidade a ser baixada para um valor menor do que o original.

Fluxo operacional

Requisições, Aprovações e Baixa

Caminho para o processo: Ir para > Estoque > Requisição do Recurso > Requisições, Aprovações e Baixas

Em um único processo, será possível, requisitar recursos, aprovar, cancelar a aprovação, baixar, excluir a baixa ou ainda cancelar as requisições de recursos já gravadas tudo de acordo com as permissões conferidas a cada usuário. 

Criar Novas Requisições

Para criar uma nova requisição, adiciona-se um novo registro através do botão “Inserir” da grade “Requisições”. Clique no botão “Mudar visão” para preencher os campos de acordo com a necessidade da requisição.

Depois de preenchidos os campos, clique no botão “Confirmar” e depois em “Gravar”. Após essa operação, a requisição estará salva no sistema, porém ainda não estará baixada. Devemos tem em mente que toda requisição carece de aprovação para que possa ser efetivamente atendida ou baixada. 

Buscar Requisições

Para realizar uma busca pelas requisições que foram gravadas anteriormente, clique no botão “Buscar Requisições”. Será apresentada uma tela de variáveis onde se irá definir como se deseja realizar a busca por requisições.

Após informar os campos desejados, clique no botão “Buscar” para iniciar a busca das requisições filtradas.

Importante: Apesar de nenhum campo desta grade ser obrigatório , é necessário informar pelo menos uma variável a fim de filtrar a busca, para reduzir o campo de pesquisa. 

Caso não haja requisições com os dados informados, o sistema apresentará o alerta "Nenhuma requisição obedece a restrição requisitada. Solução: Realize a busca com outras restrições.". Se isto ocorrer, retorne à tela anterior e altere os dados informados para encontrar a requisição desejada.  

Ações

Depois de preenchidas as informações necessárias na busca de requisições, você poderá, através dos botões citados abaixo, realizar as seguintes operações:
 
  • Aprovar:  Aprova as requisições selecionadas.
  • Desaprovar: Desaprova as requisições selecionadas. O sistema desaprova automaticamente as requisições e apaga os campos “Aprovação” e “Aprovador”, deixando-os em branco. Só é permitido desaprovar uma requisição caso não exista movimentações de deposito baixando, total ou parcialmente, a quantidade solicitada. Caso o usuário tente desaprovar uma requisição que já possua uma movimentação realizada o sistema informará o seguinte alerta "Alguma(s) requisição(ões) não foi(ram) desaprovada(s), pois já possuía(m) movimentação(ões) de depósito(s) baixando quantidade(s) requisitada(s)."
  • Baixar: Baixa as requisições selecionadas. Neste momento, o sistema mostrará uma grade chamada “Informações da Baixa”, que será explicada mais adiante.

Importante: Caso se queira aprovar apenas parcialmente uma requisição, altere os valores informados no campo “Quantidade” da grade “Movimentação de Depósito”, que se encontra abaixo da grade “Requisições”. 

  • Cancelar: Cancela as requisições selecionadas. Atente que uma requisição só poderá ser cancelada se não estiver baixada. Em uma requisição já baixada, é necessário excluir a movimentação de depósito antes de cancelá-la, mantendo-a aprovada. Caso o usuário tente cancelar uma requisição que possua movimentação de depósito, o sistema irá apresentar a seguinte mensagem "A requisição 26806231 está baixada e não pode ser cancelada." Depois de realizar as operações de exclusão da movimentação e desaprovação, deve-se clicar no botão “Cancelar”. Os campos “Cancelamento” e “Cancelador” são preenchidos automaticamente com a data e o nome do usuário que clicou no botão.
  • Descancelar: Reativa uma requisição cancelada anteriormente. O sistema apaga os campos “Cancelamento” e “Cancelador”, deixando-os em branco.

Importante: Lembre-se de clicar no botão "Gravar" para salvar cada alteração feita na requisição. Caso alguma alteração (Aprovar, Baixar, Cancelar, Descancelar) tenha sido efetuada e o usuário não acionou o botão "Gravar", a alteração efetuada não terá efeito ou poderá ser perdida.Se for necessário realizar duas ou mais operações, deve-se gravar uma a uma, para evitar desacordo entre as ações (por exemplo: desaprovar sem antes aprovar).

Baixa de Requisições

A partir da baixa, é possível realizar uma ou mais movimentações de depósito. Para que isso ocorra, deve-se selecionar a requisição que se deseja baixar e clicar no botão “Baixar” no processo “Requisições”.  Em seguida será apresentada uma tela "Informações da Baixa" que deverá ter seus campos* preenchidos de acordo com a necessidade do usuário.

Preencha os campos com as devidas informações e clique no botão “Continuar” para prosseguir com a baixa ou em “Fechar” para abortar a operação.

Caso tenha escolhido continuar com a baixa, as grades “Requisições” e “Movimentações de Depósito” serão reapresentadas, sendo que esta última estará preenchida com as informações indicadas na tela anterior (as informações podem ser alteradas, se necessário é o caso da baixa parcial de requisições).

Clique no botão “Gravar” para confirmar as operações ou no botão “Fechar” para abortá-las.

Importante: Caso não exista saldo do recurso requisitado no depósito informado, a seguinte mensagem de erro será apresentada ex: "Saldo insuficiente (-2,00), recurso: "Resma de Papel", depósito: "Almox Matriz", lote:"", lote ativo:"", etapa: "", data "24/04/2012", no total das classes: "Movimentações de Depósitos". :

Grade “Movimentação de Depósitos”

A grade “Movimentação de Depósitos” serve para se registrar os dados da movimentação dos recursos relacionados à requisição realizada. Necessariamente, ao se baixar uma requisição, deve haver no sistema uma operação de movimentação dos recursos requisitados para que haja uma alteração nos saldos de estoque, os dados desta operação, que é feita automaticamente pelo processo de requisição, será apresentado nesta grade.

Após realizada a baixa de uma requisição, é permitido alterar os campos da grade "Movimentações de Depósitos" como é o exemplo da baixa parcial de requisições onde o campo "Quantidade" desta grade deve ser alterado para um valor menor que o valor preenchido inicialmente na requisição. É importante frisar que na grade de movimentação de deposito a quantidade será apresentada com um valor negativo, isso indica que aquele saldo esta sendo abatido do almoxarifado.

Depois de preencher os campos desejados, clique no botão “Confirmar” para salvar as modificações realizadas. 

Requisições em Bloco

O processo de "Requisições em Bloco" tem por finalidade facilitar a criação de requisições de consumo pelos diversos setores de uma empresa que são respectivamente representados no sistema UNUM pelos centros de custos.

A funcionalidade baseia-se no conceito de "Tarefas", onde um fluxo operacional a ser definido pela empresa dita a regra de como serão distribuídas as atividades a serem realizadas bem como os usuários responsáveis pela correta execução de acordo com as permissões conferidas.


Configurações:

Caminho: Unum>Estoque>Configurações e Manutenções>Regras e Restrições>Limites de quantidade de requisição

Esta configuração irá realizar uma sugestão automática dos recursos a serem inseridos na requisição em bloco de acordo com cada centro de custos, como também validar a quantidade dos recursos a serem requisitados por este centro de custo e o prazo em dias que será consultado das movimentações para validação destas quantidades. Essa validação só será executada quando o script "Valida aprovação de requisições em bloco.ijs" estiver informado na grade "Scripts de situação de fluxos de tarefas" da "situação" do "fluxo de requisições em bloco"  que se queira que seja validado as quantidades consumidas por um centro de custo em um período.

Para inserir um registro, mude a grade "Limites de quantidade de requisição" para o modo ficha e preencha o campo "Centro de custos" com o centro de custos para o qual se deseja configurar a sugestão, em seguida, informe na grade "Materiais limitados" os recursos que devem ser sugeridos, as quantidades limites para esse recurso e o prazo que deseja ser considerado para avaliação de consumo. Quando uma requisição em bloco for criada. o sistema irá preencher automaticamente a grade "Materiais requisitados", com os recursos configurados de acordo com o centro de custos do solicitante.

É obrigatório que a entidade do usuário logado possua a informação do centro de custo ao qual ela pertence, no seu cadastro.

Criar Requisições em Bloco

Caminho: Unum>Estoque>Requisições>Requisições em Bloco

Para se criar requisições em bloco basta clicar no botão "Nova" na primeira tela do processo. Será então apresentada para o usuário uma tela para a criação de uma nova requisição em bloco. O processo tem seu funcionamento baseado no módulo de tarefa e podem ser configuradas em fluxos custons de acordo com a necessidade de cada cliente.

Principais Relatórios do Módulo

Análise de Requisições

Caminho: Unum > Estoque > Requisições > Análise de Requisições

Através deste relatório é possível realizar uma análise de todas as requisições criadas em um determinado período, com a possibilidade de filtragem por tipo de requisições ""Pendentes, Baixadas, Canceladas ou Não aprovadas".

Requisições Baixadas (Histórico)

Caminho: Unum > Estoque > Requisições > Requisições Baixadas (Histórico)

Esta consulta apresenta o histórico das requisições baixadas, valorizadas pelo custo médio e apresentando as quantidades atendidas, de acordo com as variáveis utilizadas. Este relatório destina-se a uma análise mais detalhada das requisições, pois apresenta todas as informações necessárias sobre as requisições desejadas.

Requisições Baixadas

Caminho: Unum > Estoque > Requisições > Requisições Baixadas

Esta consulta apresenta as requisições baixadas numa visualização diferente da consulta anterior, e de acordo com as variáveis utilizadas. A consulta permite a apresentação do custo médio dos recursos.