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guia do tarefa (em atualização)


Introdução

Este guia tem por objetivo apresentar o módulo de tarefas e orientar os usuários na utilização das principais funcionalidades e procedimentos. Considerando-se a complexidade de um ERP, não serão descritos nesse guia termos introdutórios do sistema. Sugerimos que seja observada a sequência da apresentação dos ponto listados abaixo, que busca ser a mais didática e próxima a sequência necessária para a operação do módulo possível.

A utilização deste módulo é bem ampla, podendo atender as mas variadas atividades da empresa. O módulo é baseado no conceito de fluxo de trabalho (workflow), que pode ser entendido como operações que tenham um fluxo de trabalho bem definido com diferentes situações, onde existe a troca de responsabilidades e de informações entre os envolvidos com controle. Com o uso deste módulo é possível o criação e acompanhamento das atividade da empresa, entre grupos de pessoas, responsáveis, setor, local de escrituração, etc... Com notificações via e-mail e sms. 

Seguem quatro exemplos com as características de casos práticos para utilização do módulo para facilitar o entendimento. Este é um módulo maleável,  de simples configuração criado para atender e se adequar a sua necessidade. 

1. Solicitações de garantia de uma determinado produto de um fábrica. 
- As solicitação precisam ser analisada e aprovada por diferentes pessoas de setores diferentes.
- Existem diferentes analistas responsáveis por diferentes distribuidores de peças.
- Serão realizadas trocas de informações entre distribuidor e o analista.
- Necessita que seja cumprido um prazo entre a solicitação troca e montagem no equipamento do cliente.

2. Embarque de mercadorias. 
- Controle da produção.
- Lançamento de necessidades do administrativo.
- Venda das mercadorias pelo comercial.
- Expedição da mercadoria.
- Separação da mercadoria.
- Embarque.

3. Criação de equipamentos:
- Criação da necessidade dos produtos pelo vendedor.
- Solicitação junto a empresa montadora fornecedora do equipamento final.
- Repasse das partes necessárias para criação do equipamento final junto ao fabricante.
- Recebimento da partes necessárias.
- Montagem dos equipamentos.
- Disponibilização para o vendedor da mercadoria.
- Liberação ao cliente.

4. Reparo de equipamentos
- Solicitação de análise do problema pelo usuário.
- Análise da solicitação(triagem).
- Acionamento do técnico que realizará a manutenção.
- Solicitação de peças de reposição.
- Compra da peça.
- Reparo no equipamento
- Liberação para devolução ao cliente. 

Pré-requisitos

Para utilização do módulo devem ser atendidos alguns pré-requisitos: Primeiro deve ser realizada a leitura do guia de conceitos básicos do sistema UNUM, onde neste guia é feita a descrição detalhada dos termo e conceitos utilizados no sistema. 
É importante também a compreensão da lista de conceitos apresentadas abaixo, na operação do módulo.

Conceitos do tarefa

Workflow

Fluxo de Trabalho (em inglês: Workflow) é a seqüência de passos necessários para que se possa atingir a automação de processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, envolvendo a noção de processos, permitindo que estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outra de acordo com algumas regras.

Segundo a WfMC (Workflow Management Coalition) é a automação do processo de negócio, na sua totalidade ou em partes, onde documentos, informações ou tarefas são passadas de um participante para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos.

A automação do processo de negócio identifica as várias atividades do processo, regras de procedimento e controle de dados associados para gerenciar o workflow durante a ativação do processo. Muitas instâncias individuais fazem parte de um mesmo processo. Todas devem atuar de forma harmônica para se tornarem operacionais, cada uma associada a um conjunto específico de dados relevantes.

Pessoas das tarefas

As pessoas de uma tarefa são as pessoas envolvidas durante o atendimento da atividade. Elas são representadas por entidade que é a pessoa física ou jurídica associada informada na tarefa, solicitante que é a pessoa que necessita da atividade, normalmente ela abre/solicita a abertura da tarefa, o responsável será a pessoa responsável pela execução e conclusão da atividade. Normalmente é atribuída a função dos gerentes, gestores, coordenadores e lideres de equipes na empresa, O agente é a pessoa que executa a atividade, é a pessoa que coloca em termos coloquiais que "coloca a mão na massa" e por fim o favorecido que é  aquela pessoa que vai se beneficiar com a tarefa.

No processos de pedidos, pode-se verificar ainda diretamente na pessoa do pedido, uma lista de tarefas criadas para a pessoa informada no pedido,  possibilitando uma maior agilidade no acesso deste processo.

Grupo de pessoas

Um grupo de pessoas é criado com as pessoas com características semelhantes, levando em conta sua função nas atividades da empresa. Este grupo pode possuir vinculações com cadastro dos grupos em que os usuários são cadastrados. Maiores detalhes em configurações do tarefa.

Responsável pela tarefa

O responsável por uma tarefa é a pessoa que é indicada na criação da tarefa como sendo aquela que deverá acompanhar a execução da tarefa e garantir que ela seja executada dentro do esperado.

Vínculos de responsabilidade

O vínculo de responsabilidade cria a possibilidade de determinar quem poderá colocar a tarefa em uma determinada situação. Nele é feito um cadastro de uma, mais de uma ou um grupo de pessoas que poderão colocar a tarefa, na situação em que foi realizado o cadastro.

Situação

A situação de uma tarefa será a apresentação do seu status, pela situação da tarefas é possível saber como se encontra a realização daquela atividade. As situações nada mas são que as possibilidades para a realização da atividade. Onde de acordo com a realização dos apontamentos a tarefa será passa pelas situações definidas.

É possível configurar determinada situação no fluxo para que a indicação da mesma na tarefa execute scripts com finalidades específicas, como criação de pedidos, de requisições, etc.

Fluxo de tarefas

O fluxo de uma tarefa será a combinação de situações necessárias para execução da atividade. Um fluxo básico seria composto por uma situação "inicial", "em execução"e "concluída". Na criação do fluxo é definida uma série de configurações e a ordem que pode ser seguida entre uma situações e outra. Normalmente um fluxo é criado de acordo com a sua necessidade de operação do cliente.
Exemplo com um fluxo básico: No momento em que u tarefa é criada ela entra na situação "inicial", quando o agente começar a executar a atividade(apontar), ele ira ser colocada na situação "em execução". Ao finalizar a atividade é feito um novo apontamento agora na situação "concluída" que irá colocar a tarefa como concluída.

Persistência em disco

Funcionalidade que permite que o atendimento de uma tarefa possa ser continuado mesmo que o acesso ao banco de dados esteja indisponível. Essa funcionalidade foi implementada usando conceito denominado persistência de dados.

Persistência é uma ação que consiste em manter em meio físico recuperável, como banco de dados ou arquivo, de modo a garantir a permanência das informações de um determinado estado de um objeto lógico.

A persistência dos dados da tarefa em disco local leva em consideração três momentos distintos. São eles:   
a) A geração do cache a partir do banco de dados;  
b) A operação usando e atualizando os dados do cache;  
c) A recuperação dos dados do cache atualizando o banco de dados.

Para ser utilizada essa funcionalidade é necessário realizar algumas configurações do tarefa.

Tarefa

A tarefa consiste na geração de uma atividade no sistema, bem como o registro do realizado. Uma tarefa contempla todas as informação necessárias para execução e análise de uma atividade desenvolvida, obedecendo a um fluxo e um conjunto de regras. Podendo ser criada antes do inicio da execução e na execução, com uma chave de identificação única que pode ser rastreada no sistema.

Apontamento

O apontamento na tarefa é a realização do registro da atividade realizada. Nele é feito o registro do agente e horário de início no momento em que é inserido o apontamento ou seja em que ele foi aberto, e o registro do término da atividade no momento em que ele é concluído finalizado. Em um apontamento é possível realizar também o preenchimento de observações e campos que enriqueçam o seu detalhamento.

Através da configuração do script "Criar requisicao de materiais.ijs" no fluxo de situações é possível indicar que a mesma crie automaticamente requisições de materiais. Os materiais a serem requisitados devem ser indicados na grade "Materiais Requisitados", que pode ser configurada para ser exibida ou não na tarefa através do cadastro "Classes de Tarefas", assim como a grade "Baixa de Requisição", que exibe as baixas totais e parciais das requisições geradas para os materiais indicados.

As requisições criadas através da tarefa nascem aprovadas. Para tanto o usuário criador deve ter permissão de aprovação da classe de requisições específica da operação.

A requisição criada automaticamente pode conter a informação de lote do ativo indicado na tarefa, o que possibilita o controle de custos do mesmo. Essa possibilidade está ligada à indicação ou não do lote do ativo no cabeçalho da tarefa.

O solicitante indicado na tarefa precisa ter o campo "C Custo Resultado" preenchido em seu cadastros, mas este campo só fica apto para preenchimento quando a classe do registro em edição for "Funcionários", ou filha dela. É importante salientar que, tendo em vista o conceito de extra filter do sistema, se faz necessário que a configuração de centro de custo no solicitante esteja compatível com o informado no extra filter do cadastro de usuário criador da requisição, bem como, nos grupos e papéis vinculados a ele (configurados diretamente no usuário ou herdados). O uso do extra filter não é obrigatório para o funcionamento desta funcionalidade, contudo, caso a base possua este tipo de configuração, este pondo deverá ser observado.

É possível também configurar as situações dos fluxos para permitir que o sistema preencha automaticamente o campo "Observação" da tarefa com as informações de endereço da entidade indicada no campo "Entidade" do cabeçalho da operação. Essa configuração deve ser feita individualmente para cada situação, bastando a indicação do script custom "Preenchimento de endereço de entidades.ijs" no cadastro "Fluxos de Tarefas". As informações de endereço trazidas automaticamente do sistema a partir do cadastro da entidade são: nome da entidade, bairro, tipo e o nome do logradouro, número, ponto de referência e telefone.

Trabalhando com datas nas tarefas

No módulo de tarefa é possível trabalhar com o controle de tempo, esteja ele relacionado à data de criação, tempo em que a tarefa se encontra sem a alteração da situação, ou mesmo a quantidade de dias para que a tarefa seja concluída (data limite).

É possível também a configuração de alertas via e-mail/sms ou preenchimento dos campos, data de programação e data de reprogramação, nos apontamento da tarefa. A data de programação pode, inclusive, ser utilizada como parâmetro de busca dos processos "Tarefas" e "Apontamento em Bloco".

Níveis de alerta

Os alertas de uma tarefa são o avisos configuráveis por meio de um cadastro com regras que disparam alertas para uma, mais de uma pessoa ou grupo de pessoas via e-mail/sms. No cadastro de configurações será possível trabalhar com a classe, data, etc...  diferenciado por níveis de alertas com cores diferente.

Grade adicional

Para determinado casos em que é necessário a inserção de dados mais específicos para a realização de uma atividade, pode ser adicionado a tarefa padrão uma grade adicional, está grade ser mais uma grade apresentada no conjunto de grades da tarefa, nela deve existir os campos necessários para atender a necessidade.

Campos obrigatórios

Dentro de uma situação utilizada em um fluxo de tarefa é possível configurar determinados campos como obrigatório. Com um campo da tarefa cadastrado como obrigatório passa a só ser possível que a tarefa mude a situação, somente com o seu preenchimento.

Tarefas filhas

A melhor forma de definir o conceito de uma tarefa filha é usando o conceito de hierarquia. Uma tarefa filha será uma tarefa criada/gerada a partir de uma tarefa mãe(tarefa padrão).  
Ela pode ser criada por meio de uma inserção na grade "tarefas filhas"ou por algum processo automático com base em uma determinada situação do fluxo.
A partir do momento em que é gerada uma ou mais tarefa filha a situação da tarefa mãe passa a ser alterada somente com alteração de situação das tarefas filhas. 
Observe que na tarefa mãe passa a não ser mais possível a realização de apontamentos, pois as filhas é que vão guiar as suas situações. Sendo assim a tarefa mãe só entrará na situação concluída no momento em que todas as tarefas filhas sejam concluídas.

Pendências - pending tasks

A tarefa tem como um de seus conceitos principais a troca de responsabilidades entre as pessoas dentro do que prevê o fluxo de um determinado. Com base nesse conceito existe o processo pendências que é apresentado por meio de um botão no cabeçalho do sistema.
Nele é apresentada a quantidade de tarefas pendentes para o usuário logado no sistema e quando acionado apresenta a listagem de todas as tarefas que se encontram pendentes para o usuário logado. Observe também que o contador da quantidade de tarefas apresentado ao lado do botão possuí atualização automática da quantidade de tarefas.

Agrupamento de tarefas

Com as tarefas criadas é possível realizado um agrupamento usando o processo de agrupamento. Por este processo será gerada uma chave identificadora do grupo de tarefas que poderá se utilizada para a realização de um apontamento para todo o grupo em uma única ação. Com as tarefas agrupadas será possível também a realização de consultas simplificadas para o grupo. Deve ser observado que após esta ação os apontamento nas tarefas só poderão se realizados em bloco e as tarefas para serem agrupadas devem ter o mesmo fluxo e situação.

Apontamento em bloco

O sistema disponibiliza a possibilidade de realização de que em uma única ação seja possível a realização apontamentos simultaneamente em várias tarefa por meio de um apontamento em bloco de tarefas agrupadas ou não. Para isso é necessário apenas que as tarefas selecionadas possuam fluxo e que estejam na mesma situação. 
Este processo  se encontra no seguinte caminho na árvore do sistema: Unum > Tarefa > Consultas > Apontamento em bloco.

Cadastros e configurações

Antes de iniciar a utilização do módulo será necessária a realização de uma série de cadastros do tarefa e configurações do tarefa. Nos link's apresentados é feito o detalhamento de cada necessidade.

Agrupamento de tarefas

Para a realização de agrupamento de tarefas, devem existir no mínimo duas tarefas criadas com o mesmo fluxo e na que se encontre na mesma situação.
O processo de agrupamento é realizado com as tarefas que resultam da pesquisa das tarefas, onde após apresentar um lista de tarefas é possível realizar o agrupamento utilizando o botão "agrupar", localizado no cabeçalho da grade tarefa.

Apontamento em bloco

Para a realização de um apontamento em bloco, devem existir no mínimo duas tarefas criadas com o mesmo fluxo e na que se encontre na mesma situação. 
O apontamento é realizado no seguinte caminho do sistema: Unum >Tarefa > Apontamento em bloco. Em seguida deve ser preenchido filtro das tarefas que devem ser apresentadas. Com as tarefas listadas na tela devem ser selecionadas as que devem ser inserido os apontamentos e acionado o botão "apontar". Observem que nos filtros poderá ser utilizada a chave de agrupamento para as casos de tarefas agrupadas.

Agrupamento de tarefas

É possível a realização da criação de um agrupamento de tarefas, onde por meio do processo ZXX, é selecionada uma lista de tarefas e agrupada em apenas uma chave de tarefa, facilitando a realização o apontamento em várias tarefas de uma maneira simples e prática. Observem que para realizar o agrupamento as tarefas devem possuir o mesmo fluxo e estarem na mesma situação.

Operando o tarefa

Em utilizando o tarefa, será descrita uma sequência de atendimento de uma tarefa no sistema UNUM, observem que os fluxos podem ser  os mas variados com configuração que são criados de acordo com a necessidade da atividade.

Acompanhamento e auditoria do tarefa

Caso seja desejado ou até mesmo no dia a dia em determinados momentos pode ser necessária a realização de uma auditoria nas tarefa. As análises podem ser feitas utilizando todos os filtros disponibilizados nos relatórios, sendo possível a sua utilização conforme a necessidade do cliente. Com o uso dos relatórios, poderemos realizara a análise dos tempo versus o serviços, bem com distinguir por estabelecimentos a demandado de acesso para determinado tipo serviço, ou mesmo por situação ou período. Segue o link relatórios do tarefa com os relatórios disponíveis no sistema e uma breve descrição de sua utilização.